Von Peter Schraeder 
Das Wichtigste in Kürze
- Unsere Stundenzettel-Vorlage bildet einen vollständigen Monat ab und enthält Felder für Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und die tägliche Arbeitszeit.
- Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber grundsätzlich ein System verwenden, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können.
- Für die allgemeine Arbeitszeiterfassung besteht derzeit keine bestimmte Formvorschrift. Die Dokumentation kann deshalb grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen.
- Für bestimmte Beschäftigte gelten zusätzliche Dokumentationspflichten. Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag aufgezeichnet werden.
- Zusätzliche Felder für Pausen, Projekte, Baustellen oder Monatssummen erleichtern die betriebliche Auswertung, sind aber nicht automatisch gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben.
Die Vorlage eignet sich für Mitarbeiter und Arbeitgeber, die Arbeitszeiten handschriftlich festhalten und die erfassten Stunden am Monatsende gesammelt nachvollziehen möchten.
Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
Unsere Monatsstundenzettel-Vorlage können Sie als PDF herunterladen, auf DIN A4 ausdrucken und direkt handschriftlich ausfüllen.
Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladenPraxistipp: Für den Einstieg kann ein Stundenzettel auf Papier eine einfache Lösung sein. Sobald Arbeitszeiten jedoch regelmäßig eingesammelt, geprüft und für Projekte oder die Lohnabrechnung weiterverarbeitet werden müssen, wird die digitale Erfassung schnell komfortabler. Mit TimeSec lassen sich Arbeitszeiten direkt dort erfassen, wo sie entstehen, und anschließend strukturiert im Büro weiterverwenden. Jetzt testen!
1. Was enthält die Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken?
Unsere PDF-Datei dient als Vorlage, um die Arbeitszeiterfassung über einen vollständigen Monat übersichtlich zu gestalten. Jeder Arbeitstag erhält eine eigene Zeile, sodass Arbeitszeiten fortlaufend dokumentiert und am Monatsende übersichtlich zusammengeführt werden können.
Die Monatsstundenzettel-Vorlage enthält Felder für:
- Mitarbeiter und Unternehmen
- Monat und Jahr
- Datum beziehungsweise Arbeitstag
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- tägliche Arbeitszeit
- Monatssumme der erfassten Stunden
- gegebenenfalls Projekt oder Baustelle
- Unterschrift beziehungsweise Bestätigung, sofern diese betrieblich vorgesehen ist
Nicht jedes dieser Felder ist automatisch gesetzlich vorgeschrieben. Angaben wie Projekt, Baustelle oder Monatssumme erleichtern vor allem die interne Zuordnung und Auswertung. Welche Arbeitszeitangaben für tatsächlich erforderlich sind, hängt davon ab, welche rechtlichen Vorgaben im jeweiligen Beschäftigungsverhältnis greifen.
Die Vorlage lässt sich nach dem Download direkt auf DIN A4 ausdrucken. Sie eignet sich insbesondere für Betriebe, die Arbeitszeiten bewusst auf Papier dokumentieren oder monatliche Stundennachweise gesammelt weitergeben.
Praxis Tipp: Füllen Sie den Stundenzettel-Vordruck möglichst fortlaufend aus. Wer Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen erst mehrere Wochen später aus dem Gedächtnis ergänzt, erhöht das Risiko für fehlende oder ungenaue Angaben.
2. So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus
Ein Monatsstundenzettel bleibt nur dann nachvollziehbar, wenn die einzelnen Arbeitstage vollständig und möglichst zeitnah eingetragen werden. Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Arbeitsdauer sollten deshalb tagesaktuell in schriftlicher oder digitaler Form am Arbeitsort festgehalten werden.
Arbeitsbeginn und Arbeitsende eintragen
Tragen Sie für jeden Arbeitstag den tatsächlichen Beginn und das tatsächliche Ende der Arbeitszeit ein.
Ein vereinfachtes Beispiel:
| Datum | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit |
| 14.09.2026 | 07:00 Uhr | 16:00 Uhr | 30 Min. | 8 Std. 30 Min. |
Die tägliche Arbeitszeit ergibt sich aus der Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende abzüglich der nicht zur Arbeitszeit gehörenden Pausen.
Für Beschäftigte, auf die die besondere Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz) Anwendung findet, gelten zusätzlich konkrete Fristen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages dokumentiert werden, der auf den jeweiligen Arbeitstag folgt.
Pausen richtig berücksichtigen
Ruhepausen zählen grundsätzlich nicht zur geleisteten Arbeitszeit und müssen bei der Berechnung der täglichen Arbeitsdauer berücksichtigt werden.
Bei Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden. Entscheidend ist, dass die Pausen nicht als geleistete Arbeitszeit erfasst werden. (Mehr zur Dokumentationspflicht beim Mindestlohn)
Arbeitsstunden am Monatsende kontrollieren
Bevor der Monatsstundenzettel abgegeben oder archiviert wird, sollten Sie die Einträge noch einmal kontrollieren:
- Sind alle Arbeitstage erfasst?
- Sind Arbeitsbeginn und Arbeitsende vollständig?
- Wurden Pausen berücksichtigt?
- Lassen sich auffällige oder fehlende Zeiten noch klären?
- Stimmt die Summe der erfassten Arbeitsstunden?
Je früher Unklarheiten auffallen, desto leichter lassen sie sich korrigieren. Nach mehreren Wochen ist oft deutlich schwerer nachvollziehbar, wann ein Mitarbeiter tatsächlich begonnen, Feierabend gemacht oder eine abweichende Arbeitszeit geleistet hat.
3. Welche Angaben müssen auf einem Stundenzettel stehen?
Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular mit der Bezeichnung „Stundenzettel“ gibt es nicht. Entscheidend ist deshalb nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern welche Arbeitszeiten aufgezeichnet werden müssen und welche Vorschriften im konkreten Fall gelten.
Dabei sollten zwei Ebenen auseinandergehalten werden: die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und zusätzliche besondere Dokumentationspflichten.
Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen und zu verwenden. Erfasst werden müssen Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Für einen praktisch nutzbaren Monatsstundenzettel muss außerdem erkennbar sein, zu welchem Mitarbeiter und zu welchem Arbeitstag die jeweiligen Zeiten gehören. Name, Monat, Jahr und Datum schaffen diese eindeutige Zuordnung.
Wichtig: Für die allgemeine Arbeitszeiterfassung besteht derzeit keine Formvorschrift. Eine gesetzliche Pflicht, sämtliche Arbeitszeiten ausschließlich digital zu erfassen, besteht derzeit nicht.
Für bestimmte Beschäftigte gelten zusätzliche Dokumentationspflichten
§ 17 MiLoG enthält für bestimmte Beschäftigte zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation. Die Vorschrift betrifft unter anderem geringfügig Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen und Wirtschaftszweigen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Dazu zählt auch das Baugewerbe.
Auch bei dieser Dokumentationspflicht müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages erfolgen, der auf den jeweiligen Arbeitstag folgt.
Dass ein Unternehmen zu einem der genannten Wirtschaftszweige gehört, bedeutet allerdings nicht automatisch, dass jeder einzelne Beschäftigte ohne Ausnahme denselben besonderen Dokumentationspflichten unterliegt. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung sieht für bestimmte Arbeitnehmergruppen Einschränkungen der Dokumentationspflicht vor.
Für bestimmte ausschließlich mobile Tätigkeiten kann außerdem unter engen Voraussetzungen eine vereinfachte Aufzeichnung zulässig sein, bei der nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit dokumentiert wird.
Achtung: Eine Stundenzettel-Vorlage ist zunächst ein Hilfsmittel für die Arbeitszeiterfassung. Ob sie im konkreten Betrieb alle erforderlichen Angaben abbildet, hängt von den Vorschriften ab, die für die jeweiligen Beschäftigten und Tätigkeiten gelten.
Zusätzliche Felder für Pausen, Projekte, Baustellen oder eine Monatssumme können unabhängig davon sinnvoll sein, weil sie die betriebliche Kontrolle und Weiterverarbeitung erleichtern.
4. Wo Stundenzettel aus Papier im Betriebsalltag zusätzlichen Aufwand verursachen
Der Aufwand eines Stundenzettels entsteht häufig nicht beim eigentlichen Eintragen. Entscheidend ist, was anschließend mit den erfassten Zeiten passieren muss.
Ein Stundenzettel aus Papier durchläuft im Betrieb häufig mehrere Stationen:
- Der Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeiten ein.
- Der ausgefüllte Stundenzettel gelangt von der Baustelle ins Büro.
- Die Einträge werden auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert.
- Unklare Zeiten müssen mit dem Mitarbeiter oder der Bauleitung geklärt werden.
- Arbeitsstunden werden Projekten oder Baustellen zugeordnet.
- Die Daten werden für Lohnabrechnung, Nachkalkulation oder andere Systeme erneut übertragen.
Bei wenigen Mitarbeitern und einfachen Abläufen kann dieser Prozess gut funktionieren. Mit steigender Mitarbeiterzahl, wechselnden Baustellen oder häufigen Projektwechseln entstehen jedoch immer mehr manuelle Übergaben.
Genau dort liegt der Unterschied zwischen dem reinen Erfassen einer Arbeitszeit und der späteren Verarbeitung der Daten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet auf zwei Baustellen
Ein Mitarbeiter beginnt morgens auf Baustelle A und wechselt mittags zu Baustelle B. Für die reine Arbeitszeiterfassung genügt zunächst die Information, wann sein Arbeitstag begonnen und geendet hat. Für die betriebliche Auswertung reicht diese Information jedoch häufig nicht aus. Das Büro muss zusätzlich wissen, welcher Anteil der Arbeitszeit welchem Projekt zugeordnet wird.
Auf einem Stundenzettel aus Papier muss diese Information separat eingetragen, gelesen und anschließend in die Projektabrechnung oder Nachkalkulation übernommen werden. Mit einer digitalen Projektzeiterfassung lassen sich solche Projektwechsel bereits während des Arbeitstages erfassen. Die Zeitabschnitte stehen anschließend strukturiert zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Das ersetzt keine gesetzliche Prüfung der Arbeitszeit, reduziert aber den manuellen Schritt zwischen Zeiterfassung auf der Baustelle und Auswertung im Büro.
5. Wann sich ein Stundenzettel auf Papier eignet und wann digitale Zeiterfassung praktischer wird
Eine Stundenzettel-Vorlage zum Ausdrucken kann eine vollkommen praktikable Lösung sein, wenn wenige Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten dokumentieren und die erfassten Daten anschließend nur in geringem Umfang weiterverarbeitet werden müssen.
Mit komplexeren Abläufen steigt dagegen der Verwaltungsaufwand. Das gilt insbesondere, wenn:
- viele Stundenzettel regelmäßig eingesammelt werden müssen
- Mitarbeiter zwischen Projekten oder Baustellen wechseln
- fehlende oder auffällige Angaben häufig nachgefragt werden müssen
- Projektstunden für Nachkalkulation oder Abrechnung benötigt werden
- Arbeitszeitdaten anschließend für die Lohnabrechnung übertragen werden
In diesen Fällen kann eine digitale Arbeitszeiterfassung im Baugewerbe mehrere Arbeitsschritte zusammenführen.
Arbeitszeiten direkt dort erfassen, wo sie entstehen
Mit TimeSec erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle. Je nach Einsatzbereich stehen dafür App, Web oder Zeiterfassungsterminals zur Verfügung. Bei der mobilen Zeiterfassung auf der Baustelle werden Arbeitszeiten auch dann erfasst, wenn gerade keine Internetverbindung verfügbar ist. Die App speichert die Daten lokal und synchronisiert sie, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Nicht jeder Mitarbeiter muss dafür zwingend ein eigenes Smartphone verwenden. Für andere Einsatzszenarien können beispielsweise Zeiterfassungsterminals genutzt werden.
Erfasste Stunden für die Lohnabrechnung weiterverwenden
Beim klassischen Monatsstundenzettel endet der Prozess nicht mit der Abgabe des Blattes. Die Daten müssen häufig geprüft, zusammengerechnet und anschließend erneut in ein anderes System übertragen werden.
TimeSec stellt erfasste Arbeitszeiten dagegen strukturiert für die Weiterverarbeitung bereit. Exporte lassen sich beispielsweise auf die Anforderungen von Lohnbüro oder Steuerbüro abstimmen. Zu Lohnprogrammen wie DATEV, ADDISON oder Agenda bestehen bereits entsprechende Schnittstellen beziehungsweise Exportmöglichkeiten.
Für die Praxis: Papier und digitale Zeiterfassung unterscheiden sich weniger bei der Information, die am Ende benötigt wird, als beim Weg dorthin. Bei einem Stundenzettel aus Papier müssen Arbeitszeiten nach dem Erfassen häufig kontrolliert, übertragen und weiteren Informationen zugeordnet werden. Bei digitaler Zeiterfassung können diese Daten von Beginn an strukturiert für die weiteren Prozesse vorliegen.
6. Wie lange müssen ausgefüllte Stundenzettel aufbewahrt werden?
Für einen Stundenzettel gibt es keine pauschale Aufbewahrungsfrist, die unabhängig vom Zweck der jeweiligen Arbeitszeitaufzeichnung gilt.
Für Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG schreibt das Gesetz beispielsweise eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt vor.
Auch § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz enthält eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Diese Vorschrift bezieht sich jedoch nicht allgemein auf sämtliche Arbeitszeiten, sondern auf die dort vorgeschriebenen Nachweise, insbesondere auf Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht.
Je nach Funktion der Unterlagen können weitere Anforderungen an die Aufbewahrung hinzukommen. Einen ausführlichen Überblick zu den unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und Fristen finden Sie in unserem Beitrag zur Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise.
Häufige Fragen zur Stundenzettel-Vorlage
Ist ein Stundenzettel für jeden Mitarbeiter Pflicht?
Ein bestimmtes Formular mit der Bezeichnung „Stundenzettel“ ist nicht vorgeschrieben. Arbeitgeber müssen nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich ein System verwenden, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden können. Dies gilt für alle Arbeitnehmer, auch Minijobber. Für bestimmte Beschäftigte gelten zusätzlich besondere gesetzliche Dokumentationspflichten, beispielsweise nach § 17 MiLoG.
Muss ein Stundenzettel unterschrieben werden?
Für Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz sind Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers nicht vorgeschrieben. Eine Unterschrift kann innerhalb eines Unternehmens trotzdem vorgesehen werden, beispielsweise als interne Bestätigung eines Monatsnachweises.
Kann eine Stundenzettel-Vorlage handschriftlich ausgefüllt werden?
Ja. Für die allgemeine Arbeitszeiterfassung besteht derzeit noch keine Formvorschrift. Nach Angaben des Bundesministeriusm für Arbeit und Sozials (BMAS) kann die Dokumentation deshalb auch handschriftlich erfolgen. Auch bei den besonderen Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz ist eine handschriftliche Dokumentation grundsätzlich möglich. Es kann aber auch eine druckbare Stundenzettel-Vorlage in Word oder Excel erstellt werden oder auch digital genutzt werden. Entscheidend ist, dass die jeweils erforderlichen Angaben vollständig und innerhalb der geltenden Fristen erfasst werden.
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied am 14. Mai 2019, dass die EU Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit verpflichten müssen. Eine digitale oder elektronische Form schrieb der EuGH jedoch nicht vor. Auch in Deutschland besteht derzeit zwar eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit, aber noch keine allgemeine Pflicht, diese ausschließlich digital durchzuführen. Nach Angaben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales kann die Arbeitszeit aktuell grundsätzlich auch handschriftlich erfasst werden.
Müssen Pausen auf dem Stundenzettel stehen?
Bei den besonderen Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Die konkrete Lage und Dauer einzelner Pausen muss nach Angaben des BMAS nicht separat aufgezeichnet werden. Aber die Überstunden sind, gemäß § 16 ArbZG, ebenfalls zu dokumentieren.
Pausen zählen jedoch nicht zur geleisteten Arbeitszeit. Ein eigenes Pausenfeld kann deshalb helfen, die tägliche Nettoarbeitszeit nachvollziehbar zu berechnen.
Kann ein Stundenzettel auch für verschiedene Baustellen genutzt werden?
Ja. Dafür kann eine Stundenzettel-Vorlage um ein Feld für Projekt oder Baustelle ergänzt werden. Arbeitet ein Mitarbeiter an einem Tag auf mehreren Baustellen, sollte die Zuordnung so erfolgen, dass später nachvollziehbar bleibt, welche Arbeitszeit welchem Projekt zugeordnet wurde. Bei häufigen Baustellenwechseln kann eine digitale Projektzeiterfassung diesen Schritt vereinfachen.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Arbeitszeitnachweise müssen je nach Rechtsgrundlage auch über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Als wichtige Orientierung gilt: Für viele gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitnachweise beträgt die Mindestaufbewahrungsfrist zwei Jahre.
Das gilt beispielsweise für Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG. Auch für bestimmte Nachweise nach dem Arbeitszeitgesetz ist eine mindestens zweijährige Aufbewahrung vorgesehen. Entscheidend ist allerdings, welchem Zweck der Stundenzettel dient. Werden die Daten zusätzlich für die Lohnabrechnung, steuerliche Nachweise oder andere Dokumentationspflichten verwendet, können längere Aufbewahrungsfristen relevant werden.
Mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich die erfassten Arbeitszeiten zentral speichern und bei Bedarf gezielt wieder aufrufen. Gerade wenn Nachweise für mehrere Mitarbeiter und Monate vorgehalten werden müssen, entfällt damit die Ablage einzelner Papierstundenzettel.
Müssen Stundenzettel inzwischen digital geführt werden?
Nein, eine allgemeine Pflicht, Stundenzettel ausschließlich digital zu führen, besteht derzeit nicht. Pflicht ist nur die Arbeitszeiterfassung selbst. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Arbeitszeiten erfasst werden. Für die allgemeine Arbeitszeiterfassung besteht aktuell jedoch noch keine Formvorschrift, sodass sie grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen kann.
Die politische Entwicklung geht allerdings in Richtung elektronischer Arbeitszeiterfassung. Ein im Jahr 2026 vorgelegter Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht grundsätzlich eine elektronische Erfassung vor. Dieser Entwurf ist derzeit jedoch noch nicht mit einer bereits geltenden allgemeinen Pflicht zur digitalen Zeiterfassung gleichzusetzen.
Wer seinen Betrieb bereits heute von Stundenzetteln aus Papier auf eine digitale Lösung umstellt, erfüllt deshalb nicht eine allgemeine gesetzliche Digitalpflicht vorzeitig. Er kann aber Arbeitszeiten, Korrekturen, Projektzuordnungen und die spätere Weiterverarbeitung deutlich strukturierter organisieren. Außerdem ermöglicht die digitale Zeiterfassung eine automatische Berechnung von Überstunden.
Welche Pflicht heute bereits gilt und was sich bei der elektronischen Erfassung ändern soll, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zur digitalen Zeiterfassungs-Pflicht.