Aufbewahrungsfrist Arbeitszeitnachweise: Diese Fristen gelten 2026

Das Wichtigste in Kürze 

• Für bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitaufzeichnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren. Dazu gehören insbesondere Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG sowie Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz) oder § 19 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz).
• Eine pauschale zweijährige Aufbewahrungsfrist für sämtliche Arbeitszeitaufzeichnungen gibt es daraus jedoch nicht. Entscheidend ist, aufgrund welcher Vorschrift eine Aufzeichnung geführt wird und welche Funktion die Unterlage zusätzlich im Unternehmen erfüllt.
• Arbeitszeitnachweise können weiteren Aufbewahrungspflichten unterliegen, etwa wenn sie zugleich als sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen oder als steuerlich beziehungsweise handelsrechtlich relevante Unterlagen einzuordnen sind.
• Für Bauunternehmen können zusätzliche Anforderungen an die Bereithaltung von Unterlagen gelten. Nach § 19 AEntG müssen erforderliche Unterlagen bei Bauleistungen auf Verlangen der Prüfbehörde auch auf der Baustelle bereitgehalten werden.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?“ Zunächst muss geklärt werden, warum der jeweilige Arbeitszeitnachweis geführt wird. Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz enthalten unterschiedliche Vorgaben. Hinzu können weitere Pflichten aus dem Sozialversicherungsrecht sowie dem Steuer- und Handelsrecht kommen.

Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen Arbeitgeber 2026 im Blick behalten sollten, wann zwei Jahre nicht ausreichen und was speziell für Unternehmen im Baugewerbe wichtig ist.

1. Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Arbeitszeitnachweise gibt es nicht. Für Arbeitgeber ist deshalb zunächst entscheidend, auf welcher Rechtsgrundlage die jeweilige Arbeitszeitaufzeichnung beruht.

Für die wichtigsten unmittelbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergibt sich folgender Überblick:

Rechtsgrundlage	Für wen relevant?	Was wird aufgezeichnet?	Aufbewahrung
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitnehmer im Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes	Insbesondere Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht	mindestens 2 Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Insbesondere geringfügig Beschäftigte sowie Beschäftigte bestimmter Branchen, soweit keine Ausnahme greift	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit	mindestens 2 Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
§ 19 Abs. 1 AEntG	Arbeitsverhältnisse, für die entsprechende kontrollierbare Arbeitsbedingungen nach dem AEntG gelten	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, gegebenenfalls zusätzlich zuschlagsrelevante Arbeitszeiten	mindestens 2 Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt

Damit sind zwei Jahre eine wichtige Mindestfrist, aber nicht automatisch die richtige Antwort für jeden Arbeitszeitnachweis.

Ein häufiger Irrtum betrifft dabei das Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG enthält ausdrücklich eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für die dort geregelten Aufzeichnungen. Davon zu unterscheiden ist die weitergehende allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet hat.

Warum zwei Jahre nicht immer ausreichen

Gerade bei Aufzeichnungen nach MiLoG und AEntG kann die gesetzliche Mindestfrist von zwei Jahren zu kurz greifen, wenn dieselben Unterlagen zusätzlich einer anderen Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Besonders relevant ist das Sozialversicherungsrecht. Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung folgt. Solche Prüfungen finden grundsätzlich mindestens alle vier Jahre statt.

Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 19 Abs. 1 AEntG zählen nach der Beitragsverfahrensverordnung ausdrücklich zu diesen Entgeltunterlagen. Ein entsprechender Arbeitszeitnachweis kann seine zweijährige Mindestaufbewahrungsfrist deshalb bereits erfüllt haben und trotzdem weiterhin aufbewahrt werden müssen.

Auch steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben können eine längere Aufbewahrung verlangen. Buchungsbelege sind nach § 147 AO und § 257 HGB grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Für andere Unterlagen können je nach Einordnung sechs oder zehn Jahre gelten. Das Lohnkonto nach § 41 EStG ist beispielsweise bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.

Das bedeutet allerdings nicht, dass jeder Stundenzettel automatisch acht Jahre aufbewahrt werden muss, sobald seine Daten in die Lohnabrechnung einfließen. Entscheidend ist, welche Funktion die konkrete Unterlage im betrieblichen Abrechnungs- und Buchführungssystem erfüllt und unter welche gesetzliche Kategorie sie tatsächlich fällt.

Merksatz: Zwei Jahre können die maßgebliche Mindestfrist für einen Arbeitszeitnachweis sein. Bevor Unterlagen gelöscht werden, muss jedoch geprüft werden, ob aufgrund ihrer weiteren Funktion zusätzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist der Arbeitszeitnachweise?

Auch beim Beginn der Frist gibt es keine einheitliche Regel für sämtliche Arbeitszeitnachweise.

Nach § 17 MiLoG und § 19 AEntG müssen die betreffenden Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahrt werden.

§ 16 Abs. 2 ArbZG schreibt ebenfalls eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren vor, enthält aber keine vergleichbare ausdrückliche Regelung zum Beginn dieser Frist.

Für steuerrechtliche und handelsrechtliche Unterlagen gelten wiederum eigene Regeln. Dort beginnt die jeweilige Aufbewahrungsfrist bei den hier relevanten Unterlagen grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung vorgenommen beziehungsweise der Beleg entstanden ist. Entgeltunterlagen nach dem Sozialversicherungsrecht folgen nochmals einer anderen Systematik und sind bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Arbeitgeberprüfung folgt.

Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem eines: Nicht nur die Dauer, sondern auch der Beginn einer Aufbewahrungsfrist hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage ab.

2. Aufbewahrungsfrist im Baugewerbe: Was zusätzlich gilt

Für Unternehmen im Baugewerbe können neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten zusätzliche Anforderungen aus dem Arbeitnehmer-Entesentegesetz relevant sein. Das gilt, wenn auf das betreffende Arbeitsverhältnis Arbeitsbedingungen Anwendung finden, deren Einhaltung nach § 16 AEntG durch die Zollverwaltung kontrolliert wird.

§ 19 AEntG unterscheidet dabei zwei Pflichten, die in der Praxis leicht miteinander verwechselt werden: Arbeitszeitaufzeichnungen müssen aufbewahrt werden, bestimmte Unterlagen müssen für Kontrollen außerdem bereitgehalten werden können.

Aufbewahren und Bereithalten sind nicht dasselbe

Nach § 19 Abs. 1 AEntG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie gegebenenfalls zuschlagsrelevante Arbeitszeiten dokumentiert werden. Diese Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Davon getrennt regelt § 19 Abs. 2 AEntG die Bereithaltung der für eine Kontrolle erforderlichen Unterlagen. Sie müssen im Inland und in deutscher Sprache für die gesetzlich vorgesehene Dauer verfügbar sein.

Für Bauleistungen kommt eine Besonderheit hinzu:

Das bedeutet nicht, dass sämtliche Unterlagen eines Bauunternehmens dauerhaft auf jeder Baustelle liegen oder mitgeführt werden müssen. Entscheidend ist vielmehr, dass sie dort bereitgestellt werden können, wenn die Prüfbehörde dies verlangt.

Gerade bei mehreren parallelen Baustellen lohnt es sich deshalb, Unterlagen zur Arbeitszeit  so zu organisieren, dass die benötigten Informationen nicht erst mühsam im Büro zusammengesucht werden müssen.

Eine zentrale digitale Ablage kann den Zugriff auf Arbeitszeitnachweise dabei erheblich vereinfachen. Mit TimeSec lassen sich erfasste Arbeitszeiten zentral digital speichern, sodass die benötigten Zeitdaten nicht auf einzelnen Stundenzetteln, Geräten oder in unterschiedlichen Ablagen zusammengesucht werden müssen.

Wichtig für Bauunternehmen: Die zweijährige Aufbewahrung nach § 19 Abs. 1 AEntG und die Bereithaltung für Kontrollen nach § 19 Abs. 2 AEntG sind zwei unterschiedliche Pflichten. Zudem können für dieselben Arbeitszeitaufzeichnungen weitere Aufbewahrungsvorschriften gelten. Deshalb sollten auch Nachweise nach dem AEntG nicht automatisch nach genau zwei Jahren gelöscht werden.

Eine neue, generell längere Aufbewahrungsfrist speziell für Arbeitszeitnachweise im Baugewerbe ist durch die Ende 2025 in Kraft getretenen Änderungen zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung nicht entstanden. Für die Aufbewahrung bleiben daher die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen entscheidend.

3. Welche Arbeitszeitnachweise müssen aufbewahrt werden?

Wie lange ein Arbeitszeitnachweis aufbewahrt werden muss, lässt sich nur beantworten, wenn zunächst feststeht, auf welcher Grundlage er erstellt wurde. Denn nicht jede Dokumentationspflicht gilt für jeden Beschäftigten in gleicher Weise.

Nach § 17 MiLoG bestehen besondere Aufzeichnungspflichten insbesondere für geringfügig Beschäftigte sowie für Beschäftigte in bestimmten Wirtschaftsbereichen und Wirtschaftszweigen. Dazu gehört auch das Baugewerbe. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen können die besondere Dokumentationspflicht im Einzelfall einschränken.

Greift § 17 MiLoG, müssen grundsätzlich folgende Angaben dokumentiert werden:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Dieselben Kernangaben verlangt grundsätzlich auch § 19 AEntG. Sind stundenbezogene Zuschläge zu berücksichtigen, kommen dort zusätzlich die dafür relevanten Arbeitszeiten hinzu.

Die Aufzeichnungen müssen sich selbstverständlich dem jeweiligen Beschäftigten und Arbeitstag eindeutig zuordnen lassen.

Anders ist der Anwendungsbereich von § 16 Abs. 2 ArbZG. Die dort ausdrücklich geregelte Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht betrifft insbesondere die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht.

Für die Frage der Aufbewahrung ist deshalb weniger entscheidend, ob im Betrieb allgemein von „Stundenzetteln“, „Zeitnachweisen“ oder „Arbeitszeitdaten“ gesprochen wird. Entscheidend ist, welche gesetzliche Funktion die jeweilige Aufzeichnung der Zeiterfassung erfüllt und welche Aufbewahrungspflichten daraus folgen.

4. Arbeitszeitnachweise richtig aufbewahren: Papier, digital und Datenschutz

Ob Arbeitszeitnachweise elektronisch aufbewahrt werden müssen, hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage ab. Dabei muss zwischen der Erfassung der Arbeitszeit und der späteren Aufbewahrung der Aufzeichnungen unterschieden werden.

Für die Praxis ist vor allem entscheidend, dass die erforderlichen Informationen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, verfügbar und eindeutig zuordenbar bleiben. Im Fall einer Kontrolle oder späteren Rückfrage sollte nachvollziehbar sein, welche Arbeitszeit zu welchem Beschäftigten und Arbeitstag gehört.

Müssen Arbeitszeitnachweise digital aufbewahrt werden?

Nicht pauschal. Für die Erfassung der Arbeitszeit besteht derzeit keine allgemeine Vorgabe, dafür eine bestimmte Software oder ein digitales Zeiterfassungssystem einzusetzen. Arbeitszeiten können daher grundsätzlich auch handschriftlich erfasst werden, sofern keine speziellere Vorschrift etwas anderes verlangt.

Für die Aufbewahrung bestimmter Arbeitszeitaufzeichnungen gelten jedoch zusätzliche Anforderungen. Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG und § 19 Abs. 1 AEntG gehören nach § 8 Abs. 2 Nr. 13 der Beitragsverfahrensverordnung zu den Entgeltunterlagen, die grundsätzlich in elektronischer Form zu führen sind. Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber davon auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.

Eine digitale Lösung kann die Aufbewahrung darüber hinaus erheblich vereinfachen, insbesondere wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Einsatzorten oder auf mehreren Baustellen arbeiten.

Ein digitales System sollte in der Praxis unter anderem sicherstellen, dass:

• Arbeitszeiten eindeutig Beschäftigten und Arbeitstagen zugeordnet werden können,
• gespeicherte Daten während der erforderlichen Frist verfügbar bleiben,
• Zugriffe auf Arbeitszeitdaten sinnvoll beschränkt werden können,
• nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben,
• Daten vor Verlust und unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Das bedeutet nicht, dass jede Arbeitszeitaufzeichnung technisch unveränderbar sein muss. Korrekturen müssen weiterhin möglich sein. Entscheidend ist, dass Arbeitszeitdaten kontrolliert verarbeitet werden und Änderungen nachvollzogen werden können.

Bei TimeSec können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten beispielsweise per App, Web oder Terminal erfassen. Die App funktioniert auch ohne bestehende Internetverbindung und synchronisiert die Daten anschließend. Änderungen an Zeitdaten werden dokumentiert und Zugriffsrechte können über unterschiedliche Rollen gesteuert werden.

Gerade bei mehreren Baustellen erleichtert eine zentrale Erfassung damit auch den späteren Zugriff auf die benötigten Informationen. Eine digitale Zeiterfassung ersetzt jedoch nicht die Prüfung, welche Aufbewahrungsfrist für den konkreten Arbeitszeitnachweis gilt.

Was gilt beim Digitalisieren von Papierunterlagen?

Auch bestehende Aufzeichnungen auf Papier können grundsätzlich digitalisiert werden. Ob das Original anschließend vernichtet werden kann und welche Anforderungen an die elektronische Speicherung gestellt werden, hängt allerdings davon ab, welche rechtliche Funktion die betreffende Unterlage erfüllt.

Ist ein Arbeitszeitnachweis beispielsweise zugleich eine steuerlich oder handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlage, können zusätzliche Anforderungen an die elektronische Archivierung gelten. Bei steuerlich relevanten Unterlagen können dabei auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu berücksichtigen sein.

DSGVO: Wann sollten Arbeitszeitnachweise gelöscht werden?

Arbeitszeitaufzeichnungen enthalten personenbezogene Daten und unterliegen damit auch den Vorgaben der DSGVO. Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und der Datenschutz widersprechen sich dabei nicht: Solange eine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung besteht, dürfen die dafür erforderlichen Daten grundsätzlich weiter aufbewahrt werden.

Nach Ablauf einer Frist sollte jedoch geprüft werden, ob noch eine andere Aufbewahrungspflicht oder ein anderer rechtlich tragfähiger Grund für die weitere Speicherung besteht.

Gerade hier zeigt sich erneut, warum Arbeitszeitnachweise nicht automatisch nach exakt zwei Jahren gelöscht werden sollten. Aufzeichnungen nach MiLoG oder AEntG können wie oben beschrieben zusätzlich als sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlagen länger aufzubewahren sein.

Umgekehrt ist es ebenfalls keine gute Lösung, sämtliche Arbeitszeitdaten vorsorglich unbegrenzt zu speichern.

Ein betriebliches Aufbewahrungs und Löschkonzept sollte deshalb zumindest festlegen:

• Welche Arten von Arbeitszeitnachweisen gespeichert werden.
• Welche Aufbewahrungsfristen dafür gelten.
• Ob mehrere Aufbewahrungspflichten gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.
• Wer nach Ablauf der Fristen die weitere Speicherung prüft.
• Wann die Daten anschließend gelöscht werden.

So lässt sich vermeiden, dass Arbeitszeitnachweise entweder zu früh gelöscht oder ohne nachvollziehbaren Grund dauerhaft aufbewahrt werden.

5. Was passiert, wenn Arbeitszeitnachweise fehlen?

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sollten nicht erst dann geprüft werden, wenn eine Kontrolle angekündigt wird. Fehlen gesetzlich vorgeschriebene Nachweise oder werden erforderliche Unterlagen nicht ordnungsgemäß bereitgehalten, können je nach einschlägiger Rechtsgrundlage Bußgelder drohen.

Nach dem Mindestlohngesetz können bestimmte Verstöße gegen Dokumentations- und Bereithaltungspflichten mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Wird darüber hinaus der gesetzliche Mindestlohn tatsächlich nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt, sind Bußgelder von bis zu 500.000 Euro möglich.

Für Arbeitgeber ist deshalb nicht nur entscheidend, Arbeitszeiten überhaupt zu erfassen. Die gesetzlich erforderlichen Nachweise müssen auch so organisiert werden, dass sie während der jeweiligen Aufbewahrungsfrist noch vorhanden und bei Bedarf verfügbar sind.

Ändert die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes daran etwas?

Die Bundesregierung arbeitet 2026 an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Dabei geht es unter anderem um die gesetzliche Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung sowie um Änderungen bei den Höchstarbeitszeiten.

Für die aktuelle Aufbewahrungspraxis ist jedoch entscheidend: Die heute geltenden Pflichten bestehen unabhängig davon bereits. Unternehmen sollten deshalb nicht auf eine zukünftige Neuregelung warten, sondern sich an den derzeit einschlägigen Vorschriften orientieren.

Checkliste: Arbeitszeitnachweise richtig aufbewahren

Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie eine klare Grundlage für die Aufbewahrung Ihrer Arbeitszeitnachweise:

• Rechtsgrundlage bestimmen: Prüfen Sie, aufgrund welcher Vorschrift der jeweilige Arbeitszeitnachweis geführt wird.
• Zusätzliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigen: Klären Sie, ob dieselbe Aufzeichnung beispielsweise auch als sozialversicherungsrechtliche Entgeltunterlage oder als steuerlich beziehungsweise handelsrechtlich relevante Unterlage einzustufen ist.
• Frist und Fristbeginn festhalten: Dokumentieren Sie, wie lange die betreffende Unterlage aufbewahrt werden muss und nach welcher Regel die Frist beginnt.
• Verfügbarkeit sicherstellen: Bewahren Sie die Nachweise so auf, dass sie während der gesamten Frist vollständig, geschützt und bei Bedarf auffindbar sind. Für Bauunternehmen sollte zusätzlich berücksichtigt werden, dass erforderliche Unterlagen unter den Voraussetzungen des § 19 AEntG auf Verlangen auch auf der Baustelle bereitgehalten werden müssen.
• Löschung prüfen: Löschen Sie Arbeitszeitnachweise erst, wenn keine weitere Aufbewahrungspflicht oder andere Rechtsgrundlage für die Speicherung mehr besteht.

Tipp: Ein festgelegtes Aufbewahrungs- und Löschkonzept verhindert, dass bei jedem alten Arbeitszeitnachweis erneut entschieden werden muss, ob er noch benötigt wird.

Arbeitszeitnachweise aufbewahren, ohne den Überblick zu verlieren

Bei der Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise gibt es deshalb keine Zahl, die für jeden Betrieb und jede Aufzeichnung gleichermaßen gilt. Zwei Jahre sind eine wichtige gesetzliche Mindestfrist, aber nicht zwangsläufig das Ende der Aufbewahrung.

Entscheidend ist, warum der Arbeitszeitnachweis geführt wird, ob er zusätzlich Bestandteil anderer aufbewahrungspflichtiger Unterlagen ist und welche Frist daraus für den konkreten Fall folgt.

Wer diese Zuordnung von Anfang an sauber organisiert, muss Jahre später nicht erst rekonstruieren, welche Unterlagen noch gebraucht werden und welche gelöscht werden können.

Gerade bei mobilen Mitarbeitern und mehreren Baustellen kann eine zentrale digitale Zeiterfassung dabei vieles vereinfachen. Mit TimeSec erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per App, Web oder Terminal, während die Zeitdaten zentral für Verwaltung und Abrechnung zur Verfügung stehen.

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FAQ zur Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise