In unserer heutigen schnelllebigen Welt ist effizientes Zeitmanagement entscheidend für den persönlichen und beruflichen Erfolg. Eine App zur digitalen Zeiterfassung kann dabei ein hilfreiches Werkzeug sein, um den Überblick zu behalten und die eigene Produktivität zu steigern. Die Bedürfnisse und Voraussetzungen sind dabei so individuell wie die Nutzer:innen. TimeSec liefert verschiedene Anwendungsmöglichkeiten, um allen größtmögliche Flexibilität zu bieten. Für wen sich welche Option am besten eignet, veranschaulicht dieser Artikel an jeweils einem Beispiel aus der Praxis.
Web-App
Die erste Anwendungsoption ist die Web-App, die sich besonders für Personen eignet, die im Innendienst, in der Verwaltung bzw. im Büro arbeiten:
In einem geschäftigen Bürokomplex, in dem verschiedene Abteilungen arbeiten, wird die digitale Arbeitszeiterfassung über eine Webanwendung verwaltet. Lisa, eine Projektmanagerin, nutzt die Web-App, um die Arbeitszeiten ihres Teams zu verfolgen und die Ressourcen effizient zu verwalten. Jeden Morgen, wenn Lisa ins Büro kommt, startet sie ihren PC und ruft die Web-App auf. Nachdem sie sich mit ihren Zugangsdaten angemeldet hat, sieht sie eine übersichtliche Oberfläche, die es ihr ermöglicht, die Arbeitszeiten für jedes Mitglied ihres Teams einzusehen und zu verwalten. Während des Tages arbeitet Lisa an verschiedenen Projekten und Besprechungen. Für jede Aktivität, die sie oder ihre Teammitglieder durchführen, kann sie die entsprechenden Arbeitszeiten direkt in der Web-App eingeben. Dies ermöglicht es ihr, den Fortschritt der Projekte zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Arbeitsstunden korrekt erfasst werden. Die Webanwendung bietet Lisa auch die Möglichkeit, Berichte zu generieren und Auswertungen über die Arbeitszeiten ihres Teams zu erstellen. Diese Daten helfen ihr, Engpässe zu identifizieren, Ressourcen effizient zuzuweisen und die Produktivität des Teams zu steigern. Am Ende des Tages schließt Lisa die Zeiterfassung-App und kann sicher sein, dass die Arbeitszeiten ihres Teams genau erfasst wurden. Die Web-App bietet ihr eine praktische und benutzerfreundliche Lösung für die Verwaltung der Arbeitszeiten in ihrem Büro und unterstützt sie dabei, ihre Projekte erfolgreich abzuschließen.
Smartphone-App
Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist die elektronische Zeiterfassung per Smartphone-App. Sie bietet insbesondere Arbeiter:innen im Außendienst optimale Features, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen – so zum Beispiel im Bereich des Tiefbaus:
Max ist Tiefbauarbeiter und verbringt seine Tage damit, Straßen zu reparieren und neue Rohrleitungen zu verlegen. Frühmorgens begibt er sich zur Baustelle und zieht seine Ausrüstung an. Bevor er mit der Arbeit beginnt, öffnet er auf seinem Smartphone die mobile Zeiterfassungsapp. Mit einem schnellen Blick auf das Display startet er den Timer für den Arbeitstag. Während er den Tag über verschiedene Aufgaben erledigt – von der Ausgrabung von Gräben bis hin zur Verlegung von Rohren – hält er seine Arbeitszeiten genau fest, indem er die App nutzt, um jeden Arbeitsschritt zu dokumentieren. Wenn er eine Pause einlegt, pausiert er den Timer und setzt ihn fort, sobald er wieder an die Arbeit geht. Die App ermöglicht es ihm auch, Notizen hinzuzufügen, um spezifische Details zu bestimmten Aufgaben oder Problemen zu notieren, die während des Arbeitstages auftreten. Am Ende des Tages stoppt Max den Timer und erhält eine übersichtliche Zusammenfassung seiner Arbeitszeiten. Diese Daten helfen nicht nur seinem Arbeitgeber bei der Abrechnung der geleisteten Stunden, sondern geben auch Max selbst einen Einblick in seine Produktivität und ermöglichen es ihm, Verbesserungen vorzunehmen, um effizienter zu arbeiten. Dank seiner digitalen Zeiterfassungsapp kann Max seine Arbeit besser organisieren, seine Arbeitszeiten genau verfolgen und letztendlich dazu beitragen, dass die Baustellenprojekte termingerecht abgeschlossen werden.
Terminal
Eine weitere Möglichkeit, die TimeSec für die elektronische Arbeitszeiterfassung bietet, erfolgt über ein Terminal und eignet sich für die Arbeit im Büro, in der Werkstatt oder im Bauwagen:
In der Werkstatt von Schmidt & Söhne ist die effiziente Zeiterfassung entscheidend, um den Betrieb reibungslos zu gestalten. Alle Mitarbeitenden, einschließlich Petra, einer erfahrenen Mechanikerin, nutzen das Terminal zur Zeiterfassung, das im Eingangsbereich der Werkstatt steht. Morgens, wenn Petra zur Arbeit kommt, geht sie zum Terminal und gibt ihre persönliche Identifikationsnummer ein. Sofort erfasst das System ihre Anwesenheit und startet automatisch einen Arbeitszeit-Countdown für sie. Während des Arbeitstages wechselt Petra zwischen verschiedenen Reparaturaufträgen, von der Fahrzeugwartung bis zur Motorinstandsetzung. Jedes Mal, wenn sie eine neue Aufgabe beginnt oder abschließt, muss sie zum Terminal zurückkehren, um die Zeiten manuell einzugeben. Wenn Petra eine Pause macht, geht sie erneut zum Terminal und gibt die Pause ein, damit ihre Arbeitszeit korrekt erfasst wird. Sobald die Pause vorbei ist, kehrt sie zum Terminal zurück, um die Pause zu beenden und die Arbeit fortzusetzen. Am Ende des Arbeitstages geht Petra zum Terminal, um ihre Arbeitszeit zu beenden. Das System zeigt ihr eine Zusammenfassung ihrer Arbeitszeit für den Tag an, einschließlich der gearbeiteten Stunden und Pausenzeiten. Die Nutzung des Terminals zur digitalen Zeiterfassung bietet Petra und ihren Kolleg:innen in der Werkstatt eine zuverlässige und effiziente Methode, um ihre Arbeitszeiten genau zu verfolgen. Obwohl es nicht so mobil ist wie die Smartphone-App, ermöglicht das Terminal eine präzise Erfassung der Arbeitszeit und eine einfache Integration in die betrieblichen Abläufe der Werkstatt.
ID-Karten
Neben den genannten Optionen ist auch die Nutzung von ID-Karten eine effiziente Möglichkeit der Zeiterfassung mit TimeSec, die besonders benutzerfreundlich und flexibel ist. Durch das Einloggen in der App mit ID-Karte anstelle individueller Login-Daten wird das eigene Smartphone zum mobilen Terminal.
In der Produktionshalle von Müller & Co. wird die Zeiterfassung mithilfe von NFC-ID-Karten durchgeführt. Jede:r Mitarbeiter:in, darunter auch Anna, eine erfahrene Maschinenbedienerin, hat eine persönliche ID-Karte, die ihre Identifikationsdaten speichert. Morgens, wenn Anna zur Arbeit kommt, hält sie ihre NFC-ID-Karte an ein spezielles Terminal im Eingangsbereich der Produktionshalle. Sofort erkennt das System ihre Karte, erfasst ihre Anwesenheit und startet ihren Arbeitstag. Während des Tages bewegt sich Anna zwischen verschiedenen Maschinen und Arbeitsstationen. Dank der NFC-Technologie kann sie sich einfach an jedem verfügbaren Terminal oder sogar an ihrem Smartphone mit der TimeSec-App ein- und ausloggen, indem sie ihre ID-Karte daran hält. Dies bietet ihr maximale Flexibilität, ohne dass sie jedes Mal ihre Login-Daten eingeben muss. Wenn Anna eine Pause macht, hält sie ihre ID-Karte erneut an ein Terminal oder ein NFC-fähiges Smartphone, um die Pausenzeiten zu erfassen. Nach der Pause meldet sie sich ebenso einfach wieder an, um ihre Arbeitszeit fortzusetzen. Am Ende ihres Arbeitstages nutzt Anna ihre ID-Karte, um sich auszustempeln. Das System zeigt ihr eine detaillierte Zusammenfassung ihrer Arbeitszeiten an, die sie jederzeit über die Web-App oder die mobile App einsehen und bei Bedarf, mit entsprechender Erlaubnis, anpassen kann. Die Nutzung von ID-Karten für die Zeiterfassung bietet Anna und ihren Kolleg:innen eine einfache, schnelle und flexible Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten zu verwalten, ohne dass jeder Mitarbeiter eine eigene App benötigt. So wird jedes NFC-fähige Smartphone zu einem virtuellen Terminal, das den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.
Smartphone als mobiles Terminal
Neben der Nutzung von ID-Karten für die Zeiterfassung bietet TimeSec eine praktische Lösung für Teams, die gemeinsam unterwegs sind und bei denen nicht alle Mitarbeitenden ein Geschäftshandy haben oder das eigene Gerät nutzen möchten. In solchen Fällen kann der oder die Polier:in mit Firmenhandy die Kolleg:innen beim Ein- und Ausstempeln unterstützen.
In einem Bauunternehmen, das in Kolonnen arbeitet, haben alle Mitarbeitenden eine persönliche ID-Karte. Hans, der Polier, ist mit einem Firmenhandy ausgestattet, das er als mobiles Terminal nutzt. Morgens, wenn das Team auf der Baustelle ankommt, zieht Hans sein Smartphone hervor und öffnet die TimeSec-App. Alle Mitarbeiter:innen, darunter auch Stefan, ein erfahrener Bauarbeiter, halten ihre NFC-ID-Karte an das Smartphone von Hans, um sich für den Arbeitstag einzuloggen. Die App erkennt die Karte sofort und registriert Stefans Anwesenheit, ohne dass Stefan die App auf seinem eigenen Handy installieren muss. Während des Tages, wenn Stefan und seine Kolleg:innen verschiedene Aufgaben auf der Baustelle erledigen, können sie sich bei Bedarf mit ihrer ID-Karte an- und abmelden, indem sie diese an das Smartphone von Hans halten. Dies macht es besonders einfach, die Arbeitszeiten genau zu erfassen, selbst wenn die Mitarbeitenden keine eigenen Firmenhandys haben oder die App nicht auf ihren persönlichen Geräten nutzen möchten. In den Pausen und am Ende des Tages wiederholt sich der Prozess. Hans hält sein Smartphone bereit, und die Kolleg:innen halten jeweils ihre ID-Karte an das Gerät, um die Pausenzeiten und den Feierabend zu registrieren. Dadurch wird das Polier-Firmenhandy zu einem mobilen Terminal, das die Zeiterfassung für das gesamte Team zentralisiert und vereinfacht. Diese Methode ermöglicht es dem Team, die Arbeitszeiten effizient und genau zu erfassen, ohne dass jede:r einzelne ein eigenes Gerät benötigt. Die Kombination aus NFC-ID-Karten und dem Polier-Firmenhandy sorgt für maximale Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit auf der Baustelle.
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