Baustellen funktionieren nicht nach einem Schema F. Jeder Tag bringt neue Abläufe, neue Bedingungen – und neue Herausforderungen. Gerade deswegen ist eine funktionierende Zeiterfassung im Baugewerbe nicht nur lästige Pflicht, sondern entscheidende Grundlage für Planung, Abrechnung und Fairness gegenüber Mitarbeitern und Kunden. Deshalb braucht es in dieser Branche spezielle Lösungen zur Zeiterfassung, die sich dem Arbeitsalltag anpassen.
Papierzettel, Excel-Dateien oder Stechuhren haben Ihre Tücken und sind gerade in der Baubranche zu umständlich. Dennoch ist ein korrektes Nachhalten wichtig, denn wenn Arbeitszeiten nur grob geschätzt oder im Nachhinein eingetragen werden, entstehen schnell Fehler – entweder zulasten der Mitarbeitenden oder des Unternehmens.
Was muss ein Zeiterfassungssystem für Baustellen können?
Im Gegensatz zur klassischen Arbeitsumgebung fehlt es auf vielen Baustellen an grundlegender Infrastruktur für eine Zeiterfassung im herkömmlichen Sinne. Weder gibt es Terminals zur Zeiterfassung noch ein stabiles Netzwerk oder andere zentrale Erfassungsgeräte. Dennoch verlangt der Gesetzgeber eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten – und das mit gutem Grund, denn dadurch werden alle Beteiligten geschützt.
Erschwerend kommt hinzu, dass der Arbeitsalltag auf dem Bau von ständigen Veränderungen geprägt ist: Wetterumschwünge, kurzfristige Materiallieferungen, ungeplante Standortwechsel und spontane Umorganisationen der Teams sind keine Ausnahme, sondern Regel, sodass zeitliche und örtliche Flexibilität bei der Zeiterfassung ein Muss sind.
Wenn in solchen Situationen auf Zettelwirtschaft oder vage Schätzungen gesetzt wird, sind Fehler und Lücken in der Zeiterfassung leider vorprogrammiert. Das kann nicht nur die Abrechnung erschweren, sondern auch zu Verstößen gegen geltendes Arbeitsrecht führen – mit entsprechenden Konsequenzen.
Anforderungen an die Zeiterfassung im Baugewerbe
Ein funktionierendes System muss sich problemlos in den Alltag auf der Baustelle einfügen. Folgende Punkte sind dabei wichtig:
- Offlinefähigkeit: Die Zeiterfassung muss auch ohne Mobilfunk funktionieren – mit nachträglicher Synchronisierung.
- Mobile Bedienbarkeit: Mitarbeitende sollen Zeiten direkt auf dem Handy erfassen können – auf der Baustelle, im Transporter oder unterwegs.
- Schnelligkeit und intuitive Bedienbarkeit: Durch die Zeiterfassung sollte keine wertvolle Arbeitszeit verschwendet werden.
- Projekte erfassbar machen: Es muss möglich sein, Baustellen oder Aufträge eindeutig den Mitarbeitern zuzuordnen.
5. Teamfunktion ermöglichen: Vorarbeiter sollten für ihr Team Zeiten zentral erfassen können – aber auch einzelne Mitarbeiter müssen am besten jederzeit ihre Zeiten selbst eintragen können.
Warum handschriftliche Zettel keine Lösung sind
Auf den ersten Blick wirken herkömmliche Stundenzettel wie eine einfache Lösung. Jeder kennt sie, sie kosten nichts und man braucht dafür kein komplexes System. Das täuscht aber leider, denn lose Zettel bringen nicht nur Verwaltungsaufwand mit sich, sondern auch eine enorme Fehleranfälligkeit:
- Zettel gehen verloren oder kommen verspätet an
- Handschriften sind nicht lesbar
- Pausen werden geschätzt, nicht gestoppt
- Die Übertragung in die Lohnabrechnung dauert – und kostet
Bei Prüfungen durch das Finanzamt lassen sich die Zeiten oft nicht belegen. Im schlimmsten Fall führt das zu Nachzahlungen oder Bußgeldern. Wer hier auf ein digitales System umsteigt, schützt sich vor genau diesen Risiken.
Natürlich haben sich in vielen Bereichen schon digital geführte Listen durchgesetzt. Doch auch hier gibt es Probleme, denn diese können meistens mobil nicht gut bedient werden, sodass Zeiten nachträglich eingefügt werden, was zu Fehlern führt.
Wie digitale Systeme die Arbeit erleichtern
Timesec wurde gezielt für diese realen Bedingungen auf Baustellen entwickelt und bietet eine Lösung für die oben genannten Probleme. Die Erfassung funktioniert direkt über das Smartphone, ist mit wenigen Klicks erledigt und funktioniert selbst dann, wenn gerade kein Netz verfügbar ist.
Die Vorteile:
Datenverarbeitung auf deutschen Servern – DSGVO-konform
- Zeiterfassung per App – auch offline
- Baustellen- und Projektzuordnung
- Teamfunktion für Vorarbeiter
- Exportierbare Berichte für die Abrechnung
Wie funktioniert Timesec konkret auf der Baustelle?
Die Mitarbeiter kommen morgens auf die Baustelle, öffnen die App, wählen das Projekt aus, tippen auf „Start“ – und die Zeit läuft. Pausen können automatisch oder manuell erfasst werden. Bei einem Wechsel auf eine andere Baustelle wird einfach umgebucht. Mehr muss nicht gemacht werden – und vergessen werden kann auch nichts!
Der Vorarbeiter kann dabei – wenn gewünscht – natürlich auch zentral für das gesamte Team die Zeiten erfassen. Alternativ tragen einzelne Mitarbeitende ihre Zeiten selbst ein. Beides funktioniert parallel und ohne doppelten Aufwand. Selbst bei fehlender Verbindung gehen außerdem keine Daten verloren, denn die App synchronisiert sich automatisch, sobald ein Netz vorhanden ist.
Timesec bietet Ihnen eine modulare Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Bauunternehmen zugeschnitten ist, wobei auch individuelle Anpassungen möglich sind. Die App kann von den Mitarbeitenden direkt genutzt werden – ohne zusätzliche Hardware und ohne Schulung.
Über ein zentrales Dashboard behalten Unternehmen den Überblick: über Projekte, Stundenkonten, Pausenregelungen und mehr. Die Daten lassen sich nahtlos in die Lohnbuchhaltung exportieren oder als Nachweis bereitstellen. Unser System ist zudem bequem skalierbar, cloudbasiert und auf deutschen Servern gehostet, womit auch Datenschutzkonformität garantiert ist.
