Durch die Gesetzgebung werden voraussichtlich nahezu alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sein, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen digital zu erfassen. Daher stehen Unternehmen vor der Entscheidung, ein Zeiterfassungssystem einzuführen oder auf ein Excel-Template zurückzugreifen. Während analoge Methoden mit Stundenzetteln fehleranfällig sind, unnötigen Aufwand mit sich bringen und viel Kommunikation benötigen, sparen sich Unternehmen mit digitalen Systemen im Durchschnitt mehrere Stunden pro Woche, die sonst mit der Korrektur von Fehlern, der Nachbearbeitung von Stundenzetteln und dem Übertrag in die Lohnbuchhaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie unbedingt auf ein digitales Zeiterfassungssystem umsteigen sollten, wie diese moderne Lösung Ihre Arbeitszeiterfassung erheblich vereinfachen kann und warum Excel keine passende Methode darstellt.
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung
Ein digitales Zeiterfassungssystem bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur den Verwaltungsaufwand verringern, sondern auch die Genauigkeit und Flexibilität in der Mitarbeiterzeiterfassung erhöhen.
1. Automatisierung und Effizienz:
Mithilfe eines digitalen Zeiterfassungssystems wie TimeSec beschränkt werden Zeiten mit einem Knopfdruck erfasst – sei es über eine mobile App, einen Desktop-PC oder eine Terminallösung Dadurch beschränkt sich der Aufwand für Arbeitnehmer auf ein Minimum. Ihre Mitarbeiter:innen müssen keine Zeiten mehr manuell in Excel eintragen oder Stundenzettel ausfüllen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler, die beim manuellen Eintragen häufig vorkommen.
Ein weiteres Plus: Mit der Möglichkeit der Projektzeiterfassung können Sie genau nachverfolgen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter:innen für verschiedene Projekte aufwenden. Diese präzisen Daten helfen Ihnen, Ressourcen effizienter zu planen, Kosten zu kalkulieren und Rechnungen zu schreiben.
2. Präzision und Fehlerreduktion:
Stundenzettel auf Papier oder in Excel sind anfällig für menschliche Fehler – sei es durch Zahlendreher, vergessene Einträge oder falsche Berechnungen. Ein digitales Zeiterfassungssystem beseitigt diese Fehlerquellen und sorgt für eine sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit auf Knopfdruck. Ebenso erhalten Sie aufbereitete Zeitdaten, die Sie über vorher definierte Exporte direkt an die Lohnbuchhaltung übergeben können.
3. Flexibilität und Mobilität:
Ein weiterer großer Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist die Flexibilität. Besonders Unternehmen mit Mitarbeiter:innen, die mobil auf verschiedenen Projekten arbeiten, wie Außendienstler oder Arbeitnehmer:innen in der Baubranche, im Handwerk, dem Agrarbereich oder Gebäudereinigung profitieren von der mobilen Zeiterfassung. Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort per Smartphone-App erfassen oder sich beim Vorarbeiter:in einstempeln. Verwaltungsmitarbeiter:innen und Geschäftsführer:innen behalten dabei einen Überblick in Echtzeit. Mithilfe der GPS-Standorterfassung beim digitalen Stempeln, können Sie zusätzlich sicherstellen, dass alle Arbeitnehmer:innen am korrekten Standort arbeiten und automatisieren die Projektzugehörigkeit der Zeiten.
4. Rechtssicherheit und Compliance:
In Deutschland sowie auch EU-weit ist die Erfassung der Arbeitszeiten Pflicht. 2024 hat das BMAS bereits einen Gesetzesentwurf vorgelegt, der die Erfassung über ein digitales System vorschreibt. Der Umstieg auf so ein System erleichtert es Ihnen, aktuelle und kommende gesetzliche Vorgaben zu erfüllen sowie vereinfacht die bestehende Dokumentationspflicht. Ebenso erleichtert es Ihnen, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen Ruhezeiten, Pausenzeiten und maximale Arbeitszeiten langfristig einhalten. Das steigert das Klima im Unternehmen und beugt vielen physischen und psychischen Erkrankungen vor.
Fazit:
Die Umstellung auf ein digitales Zeiterfassungssystem ist der beste Schritt hin zu einer effizienten, fehlerfreien, flexiblen und gesetzlich abgesicherten Zeiterfassung. Sie sparen wertvolle Zeit, damit langfristig Kosten, reduzieren Fehler und steigern die Produktivität Ihres Teams. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen einhalten. Mit Excel lässt sich der bestehende Prozess zwar digitalisieren, das Programm bietet aber kaum Vorteile gegenüber einer analogen Erfassung mit Stundenzetteln und bleibt aufwändig in der Nutzung sowie fehleranfällig. Daher ist die Einführung eines eigens dafür entwickelten digitalen Zeiterfassungssystems zu empfehlen. Starten Sie noch heute mit der Umstellung auf ein digitales Zeiterfassungssystem. Registrieren Sie sich hier kostenlos und erfassen Sie innerhalb von 15 Minuten Ihre ersten Zeiten. Bei weiteren Fragen zur Funktionalität, buchen Sie sich gerne eine Produktdemo bei einem unserer Experten.
