In kleinen Betrieben ist jede Stunde wertvoll. Arbeitszeit, die nicht ordentlich dokumentiert wird, geht nicht nur auf Kosten der Produktivität, sondern birgt auch rechtliche Risiken. Trotzdem ist Zeiterfassung in vielen Kleinunternehmen noch immer ein Problem – häufig ist sie zu umständlich, zu teuer oder schlicht nicht auf die Realität auf der Baustelle oder in der Werkstatt zugeschnitten. Dabei ist gerade in Betrieben mit wenigen Mitarbeitenden eine einfache, rechtssichere Lösung wichtig, um wirtschaftlich und effizient arbeiten zu können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei der Zeiterfassung im Kleinbetrieb ankommt, welche gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind – und wie Sie mit einer digitalen Lösung wie Timesec den Überblick behalten, ohne sich mit Bürokratie aufzuhalten.
Zeiterfassungspflicht auch für kleine Unternehmen?
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 hat für Klarheit gesorgt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße – also auch für kleine Unternehmen. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht sogar noch konkretere Regelungen vor: Arbeitszeiten sollen elektronisch erfasst werden, und zwar bereits ab dem ersten Mitarbeitenden. Die bisherige Praxis vieler kleiner Betriebe, Zeiten handschriftlich auf Zetteln zu notieren oder auf Vertrauen zu setzen, wird damit nicht nur unpraktikabel, sondern im Zweifel auch rechtswidrig.
Gerade für Inhaber kleiner Bauunternehmen, Handwerksbetriebe oder Dienstleister bedeutet das einen grundlegenden Umbruch. Denn die Anforderungen steigen, ohne dass automatisch mehr Verwaltungskapazitäten zur Verfügung stehen. Es braucht also eine Lösung, die einfach und auf die Arbeitsrealität vor Ort zugeschnitten ist.
Was bedeutet das konkret für Ihren Betrieb?
Wenn Sie nur wenige Mitarbeitende beschäftigen, kann der Gedanke an eine umfassende Zeiterfassung zunächst abschreckend wirken. Vielleicht fragen Sie sich, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt – und wie Sie das Ganze im laufenden Betrieb umsetzen sollen. Die Antwort hängt stark davon ab, wie gut die Lösung zu Ihrem Alltag passt. Denn gerade in kleinen Teams hat jeder mit seinem Job genug zu tun. Zeiterfassung darf da nicht zur zusätzlichen Belastung werden.
Eine gute Lösung erkennt man daran, dass sie sich fast von selbst integriert: Sie muss intuitiv bedienbar sein, unterwegs funktionieren und weder teure Geräte noch IT-Wissen voraussetzen. Wenn Ihre Mitarbeitenden morgens auf der Baustelle die App öffnen, die Zeit per Fingertipp starten und abends genauso unkompliziert wieder ausloggen können, ist das Ziel erreicht. Umständliche Stundenzettel und nachträgliches Rechnen gehören dann der Vergangenheit an.
Warum digitale Lösungen besonders im Kleinbetrieb sinnvoll sind
Digitale Zeiterfassung ist kein Luxus, sondern ein Mittel zur Entlastung – gerade in kleinen Betrieben, in denen Inhaber oder Meister oft selbst mitarbeiten. Sie gewinnen Zeit, die Sie für Ihre eigentliche Arbeit nutzen können, statt Stundenlisten zu kontrollieren oder bei der Lohnabrechnung hinterherzurechnen. Gleichzeitig sichern Sie sich rechtlich ab, denn mit einem digitalen Zeiterfassungssystem liegen Ihnen alle Arbeitszeiten revisionssicher vor – auf Wunsch sogar mit automatischer Pausenregelung und Überstundenberechnung.
Moderne Tools wie Timesec ermöglichen es, auftrags- oder projektbezogen zu erfassen. So sehen Sie nicht nur, wie lange jemand gearbeitet hat, sondern auch, an welchem Projekt – und das auf die Minute genau. Für Kleinbetriebe mit wechselnden Einsatzorten ist das besonders hilfreich, weil so Aufwand und Ertrag besser kalkuliert werden können. Auch für Kostenvoranschläge und Nachkalkulationen entsteht so eine belastbare Datengrundlage, ohne dass Sie dafür extra Zeit aufwenden müssen.
So funktioniert die Zeiterfassung mit Timesec
Timesec wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen im Bau- und Handwerksbereich entwickelt. Das bedeutet: Die Anwendung funktioniert dort, wo sie gebraucht wird – auf der Baustelle, im Lager, unterwegs im Transporter oder in der Werkstatt. Die Zeiterfassung erfolgt digital per App, Tablet oder direkt am PC. Mitarbeitende können sich mit wenigen Klicks ein- und ausstempeln, Pausen werden automatisch erfasst, und auch Projektzeiten lassen sich sauber trennen.
Wichtig für Sie: Es braucht keine spezielle Hardware und keine lange Einführung. Sie können mit Timesec direkt starten, auch mit wenigen Mitarbeitenden. Ob Sie allein mit ein bis zwei Kollegen unterwegs sind oder zehn Leute auf unterschiedlichen Baustellen beschäftigen, die Lösung wächst mit.
Zudem können Sie über das übersichtliche Dashboard in Echtzeit verfolgen, wer wo arbeitet, wie viele Stunden bereits geleistet wurden und welche Projekte wie viel Zeit beanspruchen. Gerade in kleinen Betrieben schafft das ein Maß an Transparenz, das in der klassischen Zettelwirtschaft kaum erreichbar ist.
Was kostet digitale Zeiterfassung im Kleinbetrieb?
Viele kleine Unternehmen scheuen die Anschaffung digitaler Systeme, weil sie hohe Kosten oder komplizierte Lizenzmodelle befürchten. Bei Timesec ist das anders: Hier zahlen Sie nur das, was Sie wirklich brauchen. Die Preise sind transparent und orientieren sich an der Unternehmensgröße. Schon ab wenigen Euro pro Monat und Nutzer können Sie ein rechtssicheres Zeiterfassungssystem einsetzen, das Ihren Betrieb langfristig entlastet.
Hier finden Sie alle Preismodelle im Überblick.
Dabei sind sämtliche Funktionen wie Projektzeiterfassung, Exportmöglichkeiten für Lohnabrechnungen, Auswertungen und Pausenregelungen bereits inklusive. Auch gesetzliche Vorgaben wie die tägliche Höchstarbeitszeit oder Ruhezeiten lassen sich automatisch berücksichtigen – ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen.
Welche Fehler Sie vermeiden sollten
Gerade in kleinen Betrieben wird Zeiterfassung oft als unnötiger Verwaltungsakt wahrgenommen – bis zur ersten Lohnnachzahlung, Kundenreklamation oder Kontrolle durch die Aufsichtsbehörde. Dann wird schnell klar, wie wichtig belastbare Daten sind. Doch auch beim Umstieg auf ein digitales System können Fehler passieren:
- Zeiterfassung nur halbherzig umzusetzen, führt oft zu inkonsistenten Daten. Wenn einige Mitarbeitende digital stempeln, andere aber weiterhin Stundenzettel nutzen, entstehen Lücken – rechtlich wie organisatorisch.
- Auch die Versuchung, Systeme zu wählen, die eigentlich für größere Unternehmen gedacht sind, kann nach hinten losgehen: Zu komplexe Tools überfordern kleine Teams und führen eher zu Frust als zu Effizienz.
- Ein weiterer typischer Fehler ist, die Einführung aufzuschieben, „bis es stressfreier ist“. Doch gerade in arbeitsintensiven Zeiten kann eine gute Lösung sofort entlasten – und genau dann den größten Effekt haben.
Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mitnehmen
Neue Systeme werden nur dann genutzt, wenn sie den Alltag wirklich erleichtern. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Zeiterfassung kein Kontrollinstrument, sondern Schutzmaßnahme ist – für sie genauso wie für Sie. Wer weiß, dass korrekte Zeiterfassung Überstunden sichtbar macht, vor unbezahlter Mehrarbeit schützt und die Lohnabrechnung vereinfacht, wird sich deutlich eher auf ein neues System einlassen.
Sorgen Sie dafür, dass die Bedienung wirklich einfach ist. Das Tool muss selbsterklärend sein, auch für ältere Kollegen oder Mitarbeitende, die nicht jeden Tag mit Technik zu tun haben. Die App von Timesec ist so konzipiert, dass sie sich ohne Schulung bedienen lässt – das erleichtert die Akzeptanz deutlich.
Eine kurze Einführung zu Beginn reicht oft aus, um alle an Bord zu holen. Und wenn Fragen auftauchen, hilft der Support von Timesec schnell und unkompliziert weiter.
