Zeit ist auf der Baustelle eine wichtige Größe, denn sie entscheidet darüber, ob ein Projekt wirtschaftlich abgeschlossen wird oder nicht. Gerade im Handwerk, wo Kosten- und Termindruck oft Hand in Hand gehen, ist es entscheidend zu wissen, wann gearbeitet wurde – und wann nicht. Trotzdem arbeiten viele Betriebe noch immer ohne ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem. Die Folge sind unklare Stundenabrechnungen, Streitigkeiten mit Kunden und oft auch interne Konflikte.
Zeit ist Geld – vor allem auf der Baustelle
Im Handwerk geht es nicht nur darum, dass gute Arbeit geleistet wird. Es zählt auch, wie lange etwas dauert und ob die kalkulierten Zeiten realistisch waren. Jede zusätzliche Stunde auf der Baustelle, die nicht eingeplant war und nicht abgerechnet werden kann, schmälert den Gewinn. Wenn diese Stunde dann auch noch nicht korrekt erfasst wird, rechnet sich das Projekt am Ende vielleicht gar nicht mehr.
Gerade bei Kleinaufträgen summieren sich ungenaue oder fehlende Stunden schnell zu einem echten Problem. Für die Kalkulation der nächsten Baustelle fehlen verlässliche Vergleichswerte – das Projektcontrolling bleibt ein Ratespiel. Wer seine Zeiten nicht sauber dokumentiert, arbeitet auf Dauer gegen sich selbst.
Vertrauen ist gut – aber Transparenz ebenso wichtig
Viele Handwerksbetriebe setzen noch immer auf eine Form der Vertrauensarbeitszeit. Mitarbeiter tragen handschriftlich ein, wann sie zur Arbeit erscheinen und wann sie wieder gehen. Im besten Fall stimmen die Zeiten ungefähr, im schlechtesten Fall werden sie nachträglich geschätzt oder geraten.
Das liegt meistens nicht daran, dass jemand absichtlich trickst, sondern, weil die Zeiterfassung oft im Alltag untergeht. Die Fahrzeit zur Baustelle, die kurze Pause, der Umweg zum Baumarkt – alles fließt in die Zeit ein, ohne dass klar ist, was davon abrechenbar ist und was nicht.
Ein digitales System schafft hier Klarheit. Es dokumentiert automatisch, wer wann und wo gearbeitet hat, ohne dass jemand sich darum kümmern muss. Gerade für Betriebe, die auf mehreren Baustellen parallel arbeiten, wird so Struktur möglich.
Nachweispflichten ernst nehmen
Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 besteht in Deutschland eine Pflicht zur systematischen Zeiterfassung. Auch wenn das Handwerk bislang wenig davon spürt: Langfristig führt kein Weg mehr daran vorbei.
Gerade in Zeiten, in denen Schwarzarbeit stärker kontrolliert wird, sollten Sie als Betrieb belegen können, wann Ihre Mitarbeitenden gearbeitet haben – und wann nicht. Das schützt nicht nur vor Ärger mit dem Finanzamt oder der Rentenversicherung, sondern auch bei Streitfällen mit Kunden.
Ein professionelles Zeiterfassungssystem liefert gerichtsfeste Daten und sorgt dafür, dass Sie auf der sicheren Seite sind. Auch bei internen Diskussionen rund um Überstunden oder Arbeitszeitkonten kann ein digitales System viel Konfliktpotenzial entschärfen.
Auch für kleine Betriebe ist einfache Zeiterfassung eine echte Entlastung
Zeiterfassung ist nicht nur etwas für große Firmen mit Personalabteilung und Controlling. Doch das Gegenteil ist der Fall. Gerade kleine Handwerksbetriebe profitieren besonders von einer einfachen, digitalen Zeiterfassung – weil ihnen schlicht die Zeit fehlt, sich jeden Monat mit Stundenzetteln und Nachfragen herumzuschlagen.
Mit einer Lösung wie der mobilen Zeiterfassung per Chip oder App fällt der Aufwand auf ein Minimum. Einmal auf dem Smartphone installiert oder am Handgelenk getragen, erfasst das System die Arbeitszeit sekundengenau. Mitarbeiter checken sich bei Ankunft auf der Baustelle ein und beim Feierabend wieder aus.
So hilft digitale Zeiterfassung beim Projektmanagement
Zeiterfassung ist nicht nur ein Kontrollinstrument. Richtig genutzt, wird sie zum wertvollen Steuerungselement. Wenn Sie sehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden tatsächlich für bestimmte Arbeitsschritte benötigen, können Sie künftige Projekte deutlich realistischer kalkulieren. Sie erkennen schneller, wo Prozesse nicht rundlaufen und können gezielt gegensteuern.
Außerdem lässt sich durch eine genaue Zeiterfassung auch der Personaleinsatz besser planen. Gerade bei mehreren parallel laufenden Baustellen ist es wichtig zu wissen, wo welche Kapazitäten fehlen – und wo Luft ist. Statt nach Bauchgefühl zu disponieren, haben Sie belastbare Zahlen zur Hand.
Unkompliziert und auf die Baustelle abgestimmt
Natürlich muss ein digitales System im Handwerk besonderen Anforderungen standhalten. Es muss offline funktionieren, wenn das Netz auf der Baustelle streikt, und es muss schmutz- und stoßfest sowie einfach bedienbar sein.
Timesec hat genau dafür eine Lösung entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse des Handwerks abgestimmt ist. Die Zeiterfassung per NFC-Chip funktioniert ohne Strom, Internet oder App – ideal für jede Baustelle. Mitarbeitende halten ihren persönlichen Chip einfach an das Zeiterfassungsgerät, das beispielsweise am Bauwagen installiert ist. Die Daten werden automatisch gespeichert und bei nächster Verbindung synchronisiert.
Dabei erfasst das System nicht nur Beginn und Ende der Arbeitszeit, sondern auf Wunsch auch Pausen, Fahrzeiten oder bestimmte Tätigkeiten. Über die zentrale Webplattform lassen sich alle Daten auswerten, exportieren oder direkt an die Lohnbuchhaltung übermitteln.
Wenn die Zeiten stimmen, gibt es weniger Konflikte – intern wie extern. Mitarbeitende wissen, dass ihre Stunden zuverlässig erfasst werden und die Kunden bekommen saubere, transparente Abrechnungen. Und auch Sie als Unternehmer gewinnen den Überblick zurück.
Integration in bestehende Prozessen
Ein weiterer Vorteil digitaler Systeme liegt in ihrer Kompatibilität mit anderen Softwarelösungen. So können die erfassten Zeiten direkt mit Projektmanagementtools, Abrechnungssystemen oder Lohnprogrammen verbunden werden. Das spart manuelle Zwischenschritte und reduziert Fehlerquellen.
Mit der Lösung von Timesec ist auch das problemlos möglich. Die Plattform erlaubt den Export in gängige Formate und bietet individuelle Schnittstellen – je nachdem, wie Sie arbeiten. Die Zeiterfassung wird damit kein zusätzlicher Aufwand, sondern ein integraler Bestandteil Ihrer Arbeitsweise.
Fazit: Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern ein Werkzeug für Effizienz
Handwerksbetriebe stehen heute unter immensem wirtschaftlichem Druck. In diesem Umfeld kann ein intelligentes Zeiterfassungssystem den entscheidenden Unterschied machen.
Es schützt Sie vor rechtlichen Risiken, verbessert Ihre Kalkulation, macht interne Abläufe transparenter und hilft Ihnen, Projekte profitabel abzuschließen. Vor allem aber spart es Ihnen Zeit.