Die Bundesregierung arbeitet aktuell an einem Gesetz für die digitale Zeiterfassung. Nähere Details sind noch nicht klar, aber viele fragen sich, ob und wann die Pflicht wirklich kommt. Und wenn ja, wie viel Zeit bleibt noch für die Umstellung? Gilt das dann auch für kleine Handwerksbetriebe? Wir klären Sie über die aktuelle Rechtslage auf und zeigen, welche Übergangsfristen Bau- und Handwerksbetriebe beachten sollten.
Die aktuelle Rechtslage zur digitalen Zeiterfassung: Was gilt bereits heute?
Auch wenn das finale Gesetz zur elektronischen Zeiterfassungspflicht noch nicht verabschiedet ist, besteht an sich die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung bereits heute. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 klargestellt: Arbeitgebende müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten täglich dokumentieren (vorher galt das nur für Überstunden).
Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich für alle Betriebe, unabhängig von Größe oder Branche. Die Form der Erfassung war bisher noch nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber das soll sich demnächst ändern.
Stand heute sind Sie also dazu verpflichtet, Arbeitszeiten genau zu dokumentieren, Ihnen ist allerdings freigestellt, wie genau Sie das tun (Stundenzettel, digital usw.).
Was steht im Koalitionsvertrag 2025 zur digitalen Zeiterfassung?
Die aktuelle Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt, die elektronische Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend zu machen. Das bedeutet: Die digitale Zeiterfassung wird kommen, auch wenn der genaue Zeitplan noch offen ist.
Wichtig zu wissen: Es soll Übergangsregelungen und Ausnahmen geben, besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Umsetzung soll „unbürokratisch” erfolgen, was insbesondere Bau- und Handwerksbetriebe aufhorchen lässt.
Übergangsfristen: Wann muss Ihr Betrieb auf digitale Zeiterfassung umstellen?
Noch ist nichts in Stein gemeißelt. Der bisher vorliegende Gesetzesentwurf gibt uns aber eine Idee von möglichen Übergangsfristen:
- Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitern: 1 Jahr nach Inkrafttreten
- Betriebe mit 50-249 Mitarbeitern: 2 Jahre nach Inkrafttreten
- Betriebe mit 10-49 Mitarbeitern: 5 Jahre nach Inkrafttreten
- Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern: Ausnahme von der elektronischen Pflicht möglich
Diese gestaffelten Fristen sollen sicherstellen, dass kleine Handwerksbetriebe ausreichend Zeit für die Umstellung haben. Wichtig: Die Zeiterfassung als solche muss bereits jetzt erfolgen, die Fristen beziehen sich nur auf die digitale Zeiterfassung.
Kleine Handwerksbetriebe: Welche Erleichterungen gibt es?
Für Kleinbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sieht der Gesetzentwurf eine besondere Regelung vor: Diese Betriebe können auch weiterhin Arbeitszeiten manuell erfassen, z. B. mit handschriftlichen Stundenzetteln oder Excel-Listen. Eine elektronische Lösung ist für diese Betriebe keine Pflicht.
Dennoch lohnt sich auch für kleine Betriebe der Blick auf digitale Lösungen. Die Vorteile sind ziemlich überzeugend:
- weniger Fehler: Eine automatische, digitale Zeiterfassung verhindert Schreib- oder Rechenfehler. Das erleichtert die Buchhaltung enorm und sorgt immer für faire Löhne.
- Zeitersparnis: Keine händische Übertragung in Lohnabrechnungssysteme mehr.
- Transparenz: Sowohl die Mitarbeitenden als auch der/die Chef/Chefin haben jederzeit den vollen Überblick über die Arbeitszeiten.
Rechtssicherheit: Digitale Systeme dokumentieren die Zeiten automatisch und manipulationssicher.
Was genau muss erfasst werden?
Unabhängig davon, ob digital oder analog erfasst wird, müssen folgende Daten dokumentiert werden:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der Arbeitszeit
- Pausenzeiten
Diese Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen, spätestens am Ende des jeweiligen Arbeitstags. Außerdem gilt eine Aufbewahrungspflicht der Daten von mindestens zwei Jahren.
Jetzt schon auf digitale Zeiterfassung umstellen?
Auch wenn die gesetzliche Pflicht noch abzuwarten bleibt, gibt es gute Gründe, schon jetzt auf digitale Zeiterfassung umzustellen:
1. Ruhe und Planungssicherheit: Wer jetzt beginnt, hat bei Inkrafttreten des Gesetzes keinen Zeitdruck und kann die digitale Zeiterfassung in Ruhe testen.
2. Effizienzgewinn: Die digitale Zeiterfassung spart sofort eine Menge Verwaltungsaufwand und reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung.
3. Attraktivität als Arbeitgeber steigern: Moderne, digitale Prozesse signalisieren Fortschritt und machen den Betrieb für junge Fachkräfte attraktiver.4. Kostenersparnis: Je früher Sie umstellen, desto früher profitieren Sie von reduzierten Verwaltungskosten.
TimeSec: Die digitale Zeiterfassung für Bau & Handwerk
Für Betriebe aus Bau und Handwerk bietet TimeSec besonders attraktive digitale Zeiterfassungslösungen. Die Software wurde speziell für die Anforderungen der Branche entwickelt und ist in der Basic-Version bereits für 2,90 € pro Nutzer / Monat verfügbar.
Die digitale Zeiterfassung von TimeSec erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet Ihnen viele flexible Tracking-Möglichkeiten:
- Mobile App für Mitarbeitende auf der Baustelle
- Web-App für die Nutzung am PC im Büro
- Zeiterfassungsterminals für größere Baustellen oder den Firmensitz
- Offline-Funktionalität, sodass auch ohne Internetverbindung keine Daten verloren gehen
Die Software ist DSGVO-konform, bietet Schnittstellen zu den gängigen Lohnabrechnungssystemen und dokumentiert alle Zeiterfassungen übersichtlich im Erfassungsprotokoll.
Bereiten Sie sich auf die digitale Zeiterfassung vor
Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung kommt mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit. Die Umstellung lohnt sich schon heute, auch wenn es für kleine Handwerksbetriebe Erleichterungen und großzügige Übergangsfristen gibt. Wer jetzt handelt, vermeidet später Zeitdruck, profitiert sofort von den Effizienzgewinnen durch digitale Zeiterfassung und positioniert sich als moderner Arbeitgeber.
Mit den Lösungen von TimeSec, die speziell auf die Bedürfnisse von Bau und Handwerk zugeschnitten sind, gelingt der Einstieg in die digitale Zeiterfassung unkompliziert und ohne große Investitionen. So sind Sie bestens auf die Gesetzesänderung vorbereitet.
