GPS-Zeiterfassung: Effizienz steigern, Transparenz schaffen und Kosten senken
Flexibilität und Effizienz sind in der modernen Arbeitswelt unverzichtbar. Dadurch gewinnt auch die GPS-Zeiterfassung zunehmend an Bedeutung. Denn eine Zeiterfassung via globalen Positionsbestimmungssystem bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, Arbeitszeiten präzise zu erfassen, Ressourcen optimal zu nutzen und die Produktivität zu steigern.
Doch wie funktioniert die GPS-Zeiterfassung im täglichen Praxiseinsatz, welche Vorteile bietet sie und worauf sollten Sie bei der Auswahl eines individuell passenden Systems achten? Der folgende Beitrag beantwortet diese Fragen und liefert Ihnen umfassende Informationen zu dieser Thematik.
Was genau ist überhaupt die GPS-Zeiterfassung?
Die GPS-Zeiterfassung basiert auf einer Technologie, die mithilfe von GPS-Satelliten die Position von Mitarbeitenden oder Fahrzeugen in Echtzeit ermittelt. Dabei kommen spezielle Apps oder Geräte zum Einsatz, mit denen Arbeitszeiten, Einsatzorte und die entsprechenden Bewegungsdaten automatisch erfasst werden. Diese Daten werden zentral gespeichert, mit den tatsächlichen Arbeitszeiten verknüpft und anschließend detailliert ausgewertet.
Als eine mobile Form der Arbeitszeiterfassung können Sie diese Technologie überall und jederzeit zum Einsatz bringen. Eine in dieser Form genutzte GPS-Zeiterfassung stellt ein überaus nützliches Werkzeug für Unternehmen unterschiedlichster Größe dar. Denn eine transparente und effiziente Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht es, die jeweils unternehmensspezifische Arbeitszeitverwaltung nachhaltig zu optimieren.
Die Unternehmen nutzen die ermittelten Daten dann, um Arbeitsprozesse transparenter und effizienter zu gestalten. Dabei ist es allerdings wichtig, dass alle relevanten Datenschutzaspekte sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten werden. Denn das sind die Grundvoraussetzungen, um eine korrekte und ethisch vertretbare Nutzung der GPS-Zeiterfassung zu gewährleisten.
So funktioniert die GPS-Zeiterfassung in der Praxis
Damit diese mobile Art der Zeiterfassung auch tatsächlich funktioniert und sich Prozesse auf Basis der Datenanalyse effektiver gestalten lassen, sollte das System das so bezeichnete Geofencing zusätzlich erlauben. Hierbei handelt es sich um ein Feature, das virtuelle Grenzen rund um einen bestimmten geografischen Bereich einrichtet beziehungsweise erstellt.
Sobald jetzt zum Beispiel ein Außendienstmitarbeiter diese virtuellen Grenzen über- oder unterschreitet, löst das System automatisch eine vordefinierte Aktion aus. Der Arbeitsort muss dabei fest definiert sein. Nur dann lässt sich Geo Fencing zuverlässig nutzen. Es gibt zwar verschiedene Varianten der Zeiterfassung per GPS, aber die generelle Funktionsweise und die typische Vorgehensweise spiegeln sich vor allem in diesem klassischen Ablauf wider:
So kann der klassische Ablauf einer GPS-Zeiterfassung aussehen
- Ihre Mitarbeiter registrieren beziehungsweise stempeln sich über eine App oder zum Beispiel auch ein Terminal mit GPS-Funktion ein und aus.
- Die Zeitbuchung beziehungsweise Zeiterfassung startet automatisch, sobald der jeweilige den Arbeitsplatz oder die Produktionsstätte betritt. Verlässt er später wieder das Gebäude oder das Gelände, stoppt das System ebenfalls automatisch die Zeiterfassung.
- Arbeits- und Fahrtzeiten lassen sich auch manuell in die App eintragen. Das ist dann von Relevanz, wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitsleistung nicht an einem fixen Standort erbringt.
- Falls gefordert, erstellt das System hinter der GPS-Zeiterfassung ein vollständig digitales Fahrtenbuch. Dadurch können alle Fahrten und Fahrtzeiten jederzeit dokumentiert werden.
- Neben der Dokumentation der Arbeitszeit durch die GPS-Zeiterfassung lassen sich auch die Standorte während der Arbeit zuverlässig identifizieren.
- Sämtliche Daten, die eine entsprechenden App erfasst, werden automatisch synchronisiert. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer sind alle Daten zu jeder Zeit einsehbar. Das schafft zusätzlich Transparenz.
Welchen Nutzwert bietet die Zeiterfassung via GPS einem Unternehmen?
Die automatisierte und präzise Erfassung der Arbeitszeit minimiert Fehler hinsichtlich der Terminplanung und des Zeitmanagements. Zudem schiebt die Zeiterfassung via GPS möglichen Manipulationen durch Mitarbeiter einen Riegel vor, da sämtliche Daten in Echtzeit übermittelt werden und stets direkt vom Standort stammen. Das bedeutet konkret: Es ist jederzeit eine Echtzeit-Überwachung möglich, bei der Vorgesetzte immer den aktuellen Standort von Fahrzeugen und Mitarbeitern einsehen und dementsprechend überprüfen können.
Anhand der Daten können Sie dann zum einen schnell die vom jeweiligen Mitarbeiter verursachten Zeitverluste identifizieren. Zum anderen erleichtert diese Art der Echtzeit-Überwachung die Einsatzplanung. Erleichtert. Außerdem stärkt die sorgfältige Dokumentation der Arbeitszeiten die Transparenz, die Fairness sowie das Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und dem Unternehmen als Arbeitgeber.
Das steigert im Endeffekt die Arbeitsmoral und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Überdies profitieren Organisationen und Unternehmen von einer optimierten Zeit- und Kostenkontrolle. Anhand der Ergebnisse der Datenanalyse können beispielsweise gezielt Überstunden und unnötige Fahrten vermieden werden. Durch das Eliminieren ineffizienter Einsätze können Unternehmen viel Geld einsparen. Hinzu kommt: Für mobile Teams ermöglicht GPS-Tracking eine effizientere Einsatzplanung und kürzere Wege.
5 Beispiele für mögliche Anwendungsbereiche der GPS-Zeiterfassung
- Außendienst und Vertriebsmitarbeiter: Erfassung von Einsatzzeiten und Standorten.
- Baustellen und Bauunternehmen: Arbeitszeitkontrolle auf verschiedenen Baustellen.
- Fahrzeug- und Fuhrparkmanagement: Überwachung von Fahrzeugen, Routenoptimierung.
- Pflege- und Sozialdienste: Nachweis der Einsatzzeiten bei Klientenbesuchen.
- Logistik und Lieferdienste: Echtzeit-Tracking für pünktliche Lieferungen.
Welche GPS-Zeiterfassung passt zu welchem Unternehmen?
Die Wahl der passenden GPS-Zeiterfassungslösung hängt maßgeblich von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Für kleinere Teams oder flexible Einsatzbereiche sind in der Regel mobile Apps sowohl ausreichend als auch kostengünstiger. Für Branchen mit hohen Anforderungen an Nachweisbarkeit und Kontrolle sind dagegen oftmals GPS-Tracker empfehlenswert. Im Allgemeinen entscheiden sich Unternehmen für eine der drei folgenden Lösungsalternativen hinsichtlich einer zuverlässigen GPS-Zeiterfassung:
1. Mobile Apps mit GPS-Tracking
Diese Lösung basiert auf Smartphone-Apps, die eine integrierte GPS-Funktion des Mobilgeräts nutzen. Mitarbeitende starten und stoppen ihre Arbeitszeit über die App, die zudem gleichzeitig den Standort erfasst. Das Nutzen einer mobilen App mit GPS-Tracking bietet den Vorteil einer einfachen Handhabung.
Zudem profitieren die Nutzer von der Flexibilität sowie der Mobilität hinsichtlich der Einsetzbarkeit. Außerdem wird keine zusätzliche Hardware benötigt, was die Kosten von vorneherein reduziert. Allerdings ist ein zuverlässiges Funktionieren der GPS-Zeiterfassung in dieser Form immer abhängig von der Qualität beziehungsweise der Leistungsstärke und der Akkulaufzeit des Smartphones.
Obendrein hegen kritische Stimmen Datenschutzbedenken bei einer kontinuierlichen Standortüberwachung. Trotzdem: Insbesondere für Außendienstmitarbeiter, Vertriebs- und Serviceteams oder auch Kleinunternehmen mit mobil arbeitenden Beschäftigten stellen mobile Apps mit GPS-Tracking eine gute Lösung dar.
2. GPS-Tracker in Fahrzeugen
Hierbei handelt es sich um fest installierte oder mobile GPS-Tracker, die in Fahrzeugen integriert sind. Sie erfassen die Fahrzeiten, Routen und Standorte in Echtzeit. Diese GPS-Zeiterfassungslösung gewährleistet eine präzise Fahrzeug- und Einsatzortsüberwachung und ermöglicht eine genaue Routenplanung.
Allerdings erfordert diese Lösung eine spezielle Hardware. Das sorgt für höhere Anschaffungskosten. Typische Anwendungsbereiche sind Logistik und Lieferdienste, Bau- und Handwerksbetriebe mit Fuhrpark sowie Taxi- und Mietwagenunternehmen.
3. Kombination aus GPS-Tracking und Zeiterfassungssystemen
Diese Lösung integriert GPS-Daten mit klassischen Zeiterfassungssystemen, um Arbeitszeiten anhand von Standortdaten zu validieren. Ein solches System bietet in der Regel höchste Genauigkeit und Transparenz im Rahmen einer automatisierten Dokumentation der Einsatzzeiten und -orte. Unternehmen müssen bei dieser Lösung allerdings mit einer sehr komplexen Implementierung rechnen.
Zudem rücken bei der Kombination aus GPS-Tracking und Zeiterfassungssystemen verschiedene Datenschutz- und Akzeptanzfragen in den Fokus. Diese Lösung ist in erster Linie für große Unternehmen mit komplexen Einsatzplänen sowie generell für Branchen mit hohen Anforderungen an Nachweispflichten (Pflege, Sicherheitsdienste etc.) geeignet.
Für viele Unternehmen ist der Einsatz einer GPS-Zeiterfassungslösung sinnvoll
Das Einführen der GPS-Zeiterfassung bietet vielen Unternehmen handfeste Vorteile. Die Integration einer entsprechenden Lösung ergibt vor allem dann Sinn, sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter sehr viel unterwegs sind oder externe Einsätze effizient verwaltet werden müssen.
Die Technologie ermöglicht dann auf den Punkt detaillierte Arbeitszeitnachweise, eine verbesserte Planung sowie eine erhöhte Transparenz. Allerdings gibt es in Bezug auf die GPS-Zeiterfassung in vielen Fällen auch datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Da es – zumindest unterschwellig – auch immer um Überwachung und Kontrolle geht, besteht zudem die Notwendigkeit einer klaren Kommunikation mit den Mitarbeitern.
