Digitale Zeiterfassung praktisch: Ein Praxisleitfaden mit den besten Systemen von TimeSec

Sie haben den ersten Schritt gemacht: Ihr Betrieb soll künftig digital Zeiten erfassen. Eine gute Entscheidung – aber jetzt stellt sich die Frage, welches System zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Genau hier möchten wir von TimeSec Sie abholen. Wir entwickeln digitale Zeiterfassung speziell für Bau- und Handwerksbetriebe und wissen, welche Hürden im Tagesgeschäft auf Baustellen und Co. wirklich zählen.

In diesem Leitfaden erzählen wir Ihnen, welche Erfassungsmöglichkeiten für Ihren Betrieb sinnvoll und effizient sind, welches Abo-Modell Sie am besten wählen sollten und warum eine Investition in digitale Zeiterfassung sich wirklich lohnt.

Die drei bzw. vier Erfassungsmöglichkeiten: App, Web, Terminal & mobiles Terminal

1. TimeSec App: Flexibilität für unterwegs

So einfach geht’s: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit direkt über eine die TimeSec App auf dem Smartphone. Ein Knopfdruck genügt zum Ein- und Ausstempeln. Eine Internetverbindung ist nicht nötig, die Daten werden auch offline gespeichert.

Vorteile:

• Höchste Flexibilität → funktioniert auf jeder Baustelle
• Keine zusätzliche Hardware (Terminal o. Ä.) erforderlich
• GPS-Funktion für standortbezogene Zeiterfassung mobiler Teams
• Projektzuordnung direkt beim Stempeln
• Offline-Modus für Bereiche ohne Empfang
• Sehr intuitiv einzurichten und zu benutzen

Nachteile:

• Vom Akkustand und Zustand des Smartphones abhängig 

Für wen ist die TimeSec App geeignet: Sie ist ideal für mobile Teams, die auf mehreren Baustellen oder bei verschiedenen Kunden arbeiten, etwa im Ausbau, bei Installationsarbeiten oder im Service.

Kostenvorteil: Viele Anbieter verlangen zwischen 5 und 10 Euro pro Mitarbeiter:in im Monat. TimeSec bietet die Basic-Version für Kleinstbetriebe kostenlos und ab sechs Mitarbeitenden für 2,90 € pro Mitarbeiter:in im Monat an.

2. TimeSec Web-Anwendung: Digitale Zeiterfassung für’s Büro

Die Web-Anwendung bringt alle Vorteile der TimeSec App mit ins Büro. Mitarbeitende können ihre eigenen Zeiten stempeln und Administrator:innen können einfach und übersichtlich Projekte und die dazugehörigen Arbeitszeiten ihrer Kolleg:innen verwalten. 

Vorteile:

• Alle Vorteile der mobilen App
• Übersichtlichkeit für Administrator:innen und Projektleiter:innen
• Der Akkustand ist bei PCs nie und bei Laptops nur in Ausnahmefällen ein Problem

Für wen ist die TimeSec Web-Anwendung geeignet: Für alle Mitarbeitenden im Büro, die in den Bereichen Administration, Projektleitung, HR und Buchhaltung arbeiten. Die Web-Anwendung ermöglicht ihnen einerseits das Stempeln der eigenen Zeiten, sowie das unkomplizierte Verwalten der Einträge anderer.

Kostenvorteil: Die Web-Anwendung ist in jedem TimeSec-Modell inbegriffen.

3. TimeSec Terminal: Die digitale Stempeluhr

Das TimeSec Terminal ist ein fest installiertes, kompaktes Gerät, an dem Mitarbeitende schnell und einfach mit NFC-ID-Karte, RFID-Chip oder per Pin-Eingabe digital stempeln können. Das TimeSec Terminal kann selbstständig oder als Erweiterung zur TimeSec App bzw. der Web-Anwendung eingesetzt werden.

Vorteile:

• Zentrale Zeiterfassung statt App-Installationen auf mehreren Geräten
• Einfache Bedienung, auch für weniger technikaffine Mitarbeitende
• Kein eigenes Smartphone/Nutzer:in erforderlich
• Robuste Bauweise für raue Umgebungen
• Kann optional mit Mobilfunk genutzt werden (für einen flexibleren Einsatz)

Nachteil:

• Anschaffungskosten für Hardware

Für wen ist das TimeSec Terminal geeignet: Wir bieten das TimeSec Terminal im Rahmen des TimeSec Pro und Premium Abos an. Das Terminal entfaltet seinen Nutzen am meisten für Betriebe mit festem Standort und auf großen Baustellen oder Werkstätten. Mit dem Terminal kann, wie mit einer herkömmlichen Stempeluhr, zentral am Betriebseingang die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden erfasst werden.

Mehr über das TimeSec Terminal erfahren Sie hier.

4. Mobiles Terminal: Das Beste aus beiden Welten

Das mobile Terminal von TimeSec verbindet die Flexibilität der TimeSec App mit der einfachen, zentralen Lösung des TimeSec Terminals. Die App kann zum mobilen Terminal umfunktioniert werden, bei dem sich alle Mitarbeitenden mit ihrer persönlichen NFC-Karte unkompliziert einstempeln.

Vorteile:

• Alle Vorteile des TimeSec Terminals (zentrale, digitale Stempeluhr)
• Alle Vorteile der TimeSec App (mobil, offline, ultimativ flexibel)

Nachteil:

• Die Verantwortung für das mobile Terminal liegt bei einem/einer Mitarbeiter:in

Für wen ist das mobile TimeSec Terminal geeignet: Von dem mobilen Terminal profitieren vor allem bewegliche Teams im Bau und Handwerk. So können Sie die Vorteile der App in Sachen Mobilität und Flexibilität nutzen, ohne allen Mitarbeitenden ein Smartphone zur Verfügung stellen zu müssen.

Vergleich: Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Wir haben die wichtigsten Funktionen jedes Abo-Modells für Sie aufgelistet, damit Sie entscheiden können, welche Funktionen Sie benötigen:

*Tags können in Kategorien wie Projekte, Zuschläge, Fahrzeiten etc. sortiert werden.

Eine detaillierte Übersicht erhalten Sie hier. 

Kosteneffizienz: Was kostet die digitale Zeiterfassung wirklich?

Mit TimeSec steigen Sie günstig und effektiv auf die digitale Zeiterfassung um. Bereits im Basic-Modell erhalten Sie alle relevanten Funktionen für einen unschlagbaren Tarif. Sie können wahlweise monatlich, jährlich oder zweijährlich abonnieren. Das Basic-, sowie das Pro-Modell können Sie in jedem Abo-Format 30 Tage testen. 

Tipp: In allen Abo-Formaten ist das Pro-Modell bei unseren Kunden am beliebtesten. 

Das Premium-Modell ist jeweils auf Anfrage erhältlich, weshalb hier im Voraus keine Preise festgelegt werden können.

Für alle Nutzer:innen des Pro- oder Premium-Modells kommen optional die Anschaffungskosten eines TimeSec Terminals hinzu. Dieses können Sie aktuell zum einmaligen Preis von nur 399 € (statt 499 €) erwerben.

Was auf den ersten Blick untergeht: Durch die digitale Zeiterfassung sparen Sie wertvolle Zeit in der Buchhaltung, da diese analog langwieriger und fehleranfälliger ist, und damit bares Geld. Sie vereinfacht die Prozesse für Ihre Mitarbeitenden in allen Bereichen, was die Moral hebt und für ein besseres Arbeitsklima sorgt.

Digitale Zeiterfassung ist eine Investition, die sich lohnt

Die digitale Zeiterfassung ist eine Investition in Effizienz und Rechtssicherheit. Mit den Systemen von TimeSec sparen Sie Zeit, reduzieren Buchhaltungsfehler und gewinnen wertvolle Einblicke für Ihre Projektplanungen.

Für Handwerksbetriebe und im Baugewerbe bietet TimeSec also genau die einfache und gewinnbringende Lösung, nach der Sie suchen. Die Anwendungen sind speziell für die Branche entwickelt und in wenigen Minuten einsatzbereit. So gelingt der Einstieg in die digitale Zeiterfassung ohne Risiko und sofort mit spürbarem Mehrwert für Ihr Unternehmen.

Probieren Sie es 30 Tage kostenlos aus! Ihre Verwaltung, Ihre Mitarbeitenden und Ihr Kontostand werden es Ihnen danken.