Die digitale Zeiterfassung ist für viele Handwerksbetriebe Neuland. Welche Daten müssen eigentlich erfasst werden? Kann der Chef oder die Chefin die Verantwortung an Mitarbeitende delegieren? Diesen Fragen und weiteren Themen rund um die digitale Zeiterfassung wollen wir uns hier widmen.
Welche Daten müssen bei der digitalen Zeiterfassung erfasst werden?
Die grundlegende Anforderung an jedes Zeiterfassungssystem, egal ob digital oder analog, ist klar definiert: Sie müssen dokumentieren, wann Ihre Mitarbeitenden arbeiten und wann sie Pause machen. Konkret bedeutet das:
Pflichtangaben für die Arbeitszeiterfassung:
- Arbeitsbeginn: Der exakte Zeitpunkt, zu dem die Arbeit beginnt. Im Baugewerbe ist das typischerweise der Moment, in dem der:die Mitarbeiter:in auf der Baustelle eintrifft oder sich im Betrieb meldet.
- Arbeitsende: Der Zeitpunkt, zu dem die tägliche Arbeit endet und der:die Mitarbeiter:in die Baustelle oder den Betrieb verlässt.
- Pausenzeiten: Alle Unterbrechungen der Arbeit müssen dokumentiert werden. Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause gemacht werden müssen, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten.
4. Dauer der täglichen Arbeitszeit: Die Gesamtarbeitszeit eines Tages, die sich aus Beginn, Ende und Pausen ergibt.
Zusätzliche sinnvolle Daten:
Über die Pflichtangaben hinaus können moderne digitale Zeiterfassungssysteme weitere Informationen erfassen, die den Arbeitsalltag erleichtern:
- Projektzuordnung: Welchem Auftrag oder Kunden wird die Arbeitszeit zugeordnet?
- Tätigkeitsbeschreibung: Was wurde konkret gemacht?
- Standortdaten (GPS): Wo wurde gearbeitet? (nur mit Einwilligung der Mitarbeitenden)
- Fahrzeiten: Anfahrtswege zur Baustelle, Fahrten zwischen verschiedenen Einsatzorten
- Überstunden: Automatische Berechnung von Mehrarbeit
- Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
Diese zusätzlichen Daten zu tracken, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, vereinfacht aber jedes Projektmanagement und jede Abrechnung erheblich.
Minutengenau oder gerundet? Das sagt das Gesetz
Eine häufige Frage zur digitalen Zeiterfassung lautet: Darf die Arbeitszeit in 15-Minuten-Takten gerundet werden, wie es früher üblich war? Die klare Antwort lautet: Nein.
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass die Arbeitszeit so genau wie möglich erfasst werden muss. Auf die nächsten 15 Minuten zu runden, ist nicht mehr zulässig. Aber das ist bei der digitalen Zeiterfassung gar kein Problem, denn die modernen Systeme erfassen die Zeit automatisch minutengenau, ein weiterer Vorteil gegenüber handschriftlichen Stundenzetteln.
Der Vorteil liegt hier insbesondere bei den Arbeitnehmenden, da jede tatsächlich geleistete Minute zählt und vergütet werden muss. Pauschale Abzüge wie „eine Minute zu spät, 15 Minuten abgezogen” sind nicht erlaubt.
Wer ist für die digitale Zeiterfassung verantwortlich?
In der Praxis ist die Delegation der Zeiterfassung Normalität, aber ist das auch korrekt so?
Die gute Nachricht: Delegation ist möglich
Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung der Arbeitszeit an Dritte delegieren, also auch an die Mitarbeitenden selbst. Das ist in der Praxis üblich und wird vom Gesetzgeber ausdrücklich erlaubt. Die Verantwortung für die korrekte und vollständige Erfassung bleibt jedoch beim Arbeitgeber.
Was bedeutet das konkret?
Selbsterfassung durch Mitarbeiter:innen: Mitarbeiter:innen können ihre digitale Zeiterfassung eigenständig durchführen, etwa per App auf dem Smartphone. Das ist besonders für mobile Teams im Handwerk und auf dem Bau praktisch.
Erfassung durch Vorarbeiter: In Kolonnen übernimmt häufig der Vorarbeiter oder die Vorarbeiterin die Zeiterfassung für das gesamte Team. Er oder sie bucht alle Mitarbeiter:innen ein und aus. Dieses Vorgehen spart Zeit und stellt sicher, dass niemand das Stempeln vergisst.
Kontrolle bleibt Pflicht: Der Arbeitgeber muss regelmäßig kontrollieren, ob die Erfassung korrekt erfolgt, da er oder sie dafür haftet. Stichproben und automatische Plausibilitätsprüfungen durch die digitale Zeiterfassungssoftware helfen dabei.
Schulung und Einweisung
Wichtig ist: Wenn Sie die digitale Zeiterfassung delegieren, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden entsprechend einweisen. Sie sollten wissen:
- Wie das System funktioniert
- Wann genau sie stempeln müssen (Arbeitsbeginn, Pausen, Arbeitsende)
- Was bei vergessenen Buchungen zu tun ist
- Dass nachträgliche Änderungen dokumentiert werden
Bei der digitalen Zeiterfassungssoftware von TimeSec sollte die Einweisung dank intuitiver Bedienung einfach und schnell ablaufen können.
Digitale Zeiterfassung in bestehende Systeme integrieren
Damit die Daten, die bei der digitalen Zeiterfassung erhoben werden, für Ihr Unternehmen wirklich nützlich sind, sollte sich das System nahtlos in Ihre bestehenden Abläufe einfügen. Die Software von TimeSec verfügt deshalb über wichtige Schnittstellen zu zentralen Verwaltungssystemen wie:
Lohnbuchhaltung: Eine direkte Anbindung an DATEV, ADDISON oder andere Systeme spart Ihnen das manuelle Übertragen der Arbeitszeiten und Projektdaten, was außerdem Fehler reduziert.Projektmanagement: Arbeitszeiten können einfach mit Projekten verknüpft werden. Das vereinfacht die Kalkulation und hilft bei der Einteilung der Arbeitskräfte.
TimeSec: Digitale Zeiterfassung speziell für Bau und Handwerk entwickelt
TimeSec bietet Ihnen eine technisch ausgereifte Lösung für die digitale Zeiterfassung, die alle Anforderungen des Baugewerbes und Handwerks erfüllt:
Flexible Zeiterfassung: mobile App, Web-App und Terminal
Offline-Modus: Funktioniert auch ohne Internet, Daten werden später synchronisiert
Projektzeiterfassung: Direkte Zuordnung zu Aufträgen und Kunden
Automatische Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit wird automatisch erkannt
Lohnsoftware-Schnittstelle: Nahtloser Export für die Lohnabrechnung
Erfassungsprotokoll: Vollständige Transparenz über alle Buchungen und Änderungen (wichtig für Compliance und Nachvollziehbarkeit)
Made in Germany: Server in Deutschland, DSGVO-konform
Profitieren Sie von der Umstellung zur digitalen Zeiterfassun
Vielleicht haben Sie noch keine Erfahrung mit digitaler Zeiterfassung sammeln können, aber wir hoffen, Ihnen nun einige Fragen beantwortet und Ihr Interesse geweckt zu haben. Der Wechsel zur digitalen Zeiterfassung wird Ihren Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht erleichtern, auch wenn das eine Umstellung bedeutet.
In nicht allzu ferner Zukunft wird die digitale Zeiterfassung vermutlich gesetzliche Pflicht werden. Wir empfehlen deshalb, heute schon von den immensen Vorteilen dieser Technologie zu profitieren und sich damit sowohl einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen als auch bestens auf die bevorstehende Gesetzesänderung vorbereitet zu sein.
